Le differenze di cassa (ammanchi) sono irregolarità frequenti dovute a cause operative e vanno contabilizzate tra gli oneri di gestione. Sono fiscalmente deducibili solo se fisiologiche, inevitabili e documentate; in caso contrario, non lo sono. Parallelamente, restano i limiti all’uso del contante (5.000 euro, con deroghe specifiche), il cui mancato rispetto comporta rilevanti sanzioni.
Capita sovente, se si pensa ad esempio alla grande distribuzione, che all’atto dei controlli tra scontrinato e incassato possano riscontrarsi delle differenze negative dovute a svariate motivazioni: dal furto, agli arrotondamenti, agli scontrini errati.
Posto che il mastro cassa può presentare un saldo negativo solo qualora in medesima data sia rilevata prima un’uscita e successivamente un’entrata, come nell’esempio che segue, occorre chiedersi cosa fare se, invece, si realizza una differenza di cassa.
| 010101 Cassa | 31/12 | |||
| Data | Descrizione | Dare | Avere | Saldo |
| 01/01 | Saldo iniziale | 1.258,00 | 1.258,00 | |
| 10/01 | Saldo fatt.ra 16/14 Elettrofano | 212,00 | 1.046,00 | |
| 11/01 | Saldo ric. Ristò | 425,00 | 621,00 | |
| 15/01 | Pagata bolletta telefonica n…. | 499,00 | 122,00 | |
| 21/01 | Saldo fatt.ra n. 12/14 Cartaeoltre | 279,12 | -157,12 | |
| 21/01 | Versato prelievo in contanti da c/c bancario | 750,00 | 592,88 | |
Dal punto di vista contabile la rilevazione dell’ammanco sarà la seguente:
| Ammanchi di cassa | a | Cassa |
La voce Ammanchi di cassa va iscritta in Conto economico tra gli Oneri diversi di gestione in B14.
Secondo l’Amministrazione finanziaria (risoluzione n. 54/E/2010) gli ammanchi di cassa sono deducibili sia ai fini IRES, sia IRAP, se viene dimostrato che essi sono:
- Fisiologici;
- Inevitabili;
- connaturati all’attività d’impresa.
È inoltre necessario documentare la differenza attraverso un apposito verbale redatto dal soggetto responsabile dei controlli aziendali e dal responsabile di cassa a cui gli ammanchi sono attribuibili.
Se tutte le condizioni sopra elencate non dovessero verificarsi, gli ammanchi non saranno deducibili.
In particolare, la citata risoluzione specifica che «una volta documentato in tal modo l’ammanco, la deducibilità dello stesso dal reddito d’impresa discenderà dalle comuni regole di esperienza, secondo cui ammanchi di modesto ammontare quotidiano non potranno che rappresentare oneri diversi di gestione fiscalmente rilevanti».
In merito alla determinazione del modesto importo, la risoluzione specifica che essa andrà rapportata esclusivamente alla gestione quotidiana della cassa tenendo conto:
- della presenza di misure organizzative e di strumenti per il contenimento e la prevenzione delle cause di formazione delle differenze di cassa;
- del trend delle differenze di cassa rilevate nel periodo oggetto di osservazione;
- dell’emersione di differenze di cassa, per lo stesso periodo d’imposta, sia di segno negativo sia positivo, ipoteticamente compensabili;
- della limitata significatività delle differenze di cassa in rapporto al volume d’affari, alla consistenza del fondo cassa giornaliero o quello rilevato al momento in cui vengono effettuati i controlli, al numero e valore complessivo delle operazioni, al numero delle casse operanti e al numero degli operatori di cassa.
In ultimo, va ricordato che alle differenze di cassa, ammette l’Amministrazione, è applicabile la disciplina dell’art. 101, TUIR, in merito alla deducibilità delle perdite di beni, non merce, in presenza di elementi certi e precisi che consentano di ricostruirne obbiettivamente l’an e il quantum.
Al verificarsi di tali presupposti, si potrà considerare verificato anche il requisito dell’inerenza.
Nel 2026, è possibile effettuare pagamenti in contanti entro il limite di 5.000 euro. Il limite si applica non soltanto per i pagamenti tra privati per l’acquisto di beni e servizi, ma anche per i prestiti tra parenti. Il trasferimento superiore al limite di 5.000 euro può essere eseguito esclusivamente per il tramite di banche, Poste italiane S.p.A., istituti di moneta elettronica e istituti di pagamento.
La norma sopra riportata può essere derogata per la cessione di beni o la prestazione di servizi, entro il limite di 15.000 euro, quando le cessioni e/o prestazioni sono effettuate:
- da operatori del settore del commercio al minuto e agenzie di viaggio e turismo;
- a persone fisiche che non abbiano la cittadinanza italiana né quella di uno dei paesi dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo (Liechtenstein, Islanda, e Norvegia) e risiedano al di fuori del territorio dello Stato.
L’utilizzo della deroga prevede alcuni passaggi, in particolare il cedente, prima di svolgere la vendita del bene o la prestazione del servizio, deve presentare, all’Agenzia delle Entrate, una comunicazione preventiva di adesione alla deroga secondo le modalità e i termini stabiliti con il provvedimento del 23/03/2022, indicando il numero di conto che intende utilizzare per effettuare i versamenti del denaro contante ricevuto in pagamento. Tale modello deve essere inviato all’Agenzia delle Entrate esclusivamente in via telematica. Il medesimo cedente all’atto dell’acquisto deve:
- acquisire fotocopia del passaporto del cliente;
- ottenere una “autocertificazione” dal cliente in cui si attesta che non è cittadino italiano e che ha la residenza fuori del territorio dello Stato;
- entro il primo giorno feriale successivo a quello dell’operazione, versare il denaro contante incassato sul proprio conto corrente e consegnare all’operatore finanziario copia della comunicazione inviata all’Agenzia delle Entrate.
Sono previste importanti sanzioni per chi non rispetta i limiti sopra riportati:
- per importi fino a 250.000 euro, si applica la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.000 a 50.000 euro;
- per importi superiori a 250.000 euro, si applica la sanzione da 5.000 e 250.000 euro.
