La normativa consente all’Amministrazione finanziaria di effettuare accessi e verifiche nei locali professionali e aziendali, nel rispetto di specifiche garanzie procedurali e motivazionali, rafforzate dal 2025. Sono disciplinati modalità, diritti del contribuente, verbalizzazione delle operazioni e condizioni per accessi in abitazioni o spazi privati.
Per espressa disposizione normativa (ex art. 52, D.P.R. n. 633/1972, rubricato “Accessi, ispezioni e verifiche”), l’Amministrazione finanziaria può disporre l’accesso dei propri impiegati nei locali destinati all’esercizio di attività commerciali, agricole, artistiche o professionali, nonché in quelli utilizzati dagli enti non commerciali, per procedere a ispezioni documentali, verificazioni e ricerche e a ogni altra rilevazione ritenuta utile per l’accertamento dell’imposta e per la repressione dell’evasione e delle altre violazioni.
Giova evidenziare che l’accesso presso i locali destinati all’esercizio di attività professionali deve necessariamente essere eseguito in presenza del titolare dello studio o di un suo delegato.
Assumiamo, a titolo esemplificativo, che i verificatori effettuino un accesso fiscale presso un professionista (es. commercialista, medico, geometra, architetto, avvocato), ma il titolare dello studio non sia presente presso i locali, in quanto fuori sede per motivi professionali o personali.
In tale circostanza, i verificatori prima si presenteranno al soggetto presente presso i locali dello studio professionale e, successivamente, chiederanno allo stesso di contattare tempestivamente il titolare dello studio al fine di ottenere, nel più breve tempo possibile, il rilascio di una delega, possibilmente da inviare via fax, ovvero tramite posta elettronica.
Sul punto, si ricorda che con l’art. 13-bis, D.L. n. 84/2025, inserito in fase di conversione dalla Legge n. 108/2025, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 1° agosto 2025, con decorrenza 2 agosto 2025, il nostro ordinamento giuridico ha recepito importanti novità riferite alle “motivazioni dell’accesso nei locali aziendali”.
Nello specifico, con decorrenza dal 3 agosto 2025, negli atti di autorizzazione e nei relativi processi verbali (es. ordine di verifica o provvedimento autorizzativo, verbale di verifica, verbale di operazioni compiute) devono essere espressamente e adeguatamente indicate e motivate le circostanze (ossia le esigenze effettive di indagini e controllo sul luogo che hanno determinato la scelta di procedere all’accesso) e le condizioni che hanno giustificato l’accesso, ovvero le ragioni poste alla base dell’avvio della verifica o del controllo presso la sede commerciale professionale del contribuente.
I verificatori che eseguono l’accesso dovranno essere muniti di apposita autorizzazione (c.d. ordine di verifica) che indica lo scopo dell’intervento, rilasciata dal capo dell’ufficio da cui dipendono o dal Comandante del Reparto nel caso in cui l’azione ispettiva venga condotta dalla Guardia di Finanza.
In sintesi, al momento dell’avvio della verifica fiscale occorre:
- esibire al contribuente ispezionato la propria tessera personale di riconoscimento; consegnare allo stesso, ovvero al soggetto che in quel momento lo sostituisce, copia del c.d. provvedimento che legittima l’accesso (ordine di accesso/foglio di servizio);
- illustrare compiutamente le ragioni che hanno innescato il controllo fiscale invitando il contribuente, ovvero chi lo sostituisce, a esibire tutti i registri, libri e documenti la cui tenuta è obbligatoria (artt. 14 ss., D.P.R. n. 600/1973);
- rendere edotto il contribuente degli obblighi e i diritti previsti dalla Legge n. 212/2000;
- invitare il contribuente ad assistere alle operazioni di verifica, ovvero a farsi rappresentare da persona di fiducia (ossia il proprio consulente fiscale);
- stilare il processo verbale di verifica, ovvero l’atto amministrativo che reca i presupposti giuridici che legittimano l’esercizio del potere di accesso, nonché le motivazioni dell’effettuazione del controllo fiscale.
Il processo verbale di verifica ha la natura di un vero e proprio “diario giornaliero” e illustra compiutamente le operazioni giornalmente eseguite presso i locali aziendali.
Conformemente, l’art. 52, comma 6, D.P.R. n. 633/1972, prevede che «di ogni accesso deve essere redatto processo verbale da cui risultino le ispezioni e le rilevazioni eseguite, le richieste fatte al contribuente o a chi lo rappresenta e le risposte ricevute. Il verbale deve essere sottoscritto dal contribuente o da chi lo rappresenta ovvero indicare il motivo della mancata sottoscrizione. Il contribuente ha diritto di averne copia».
Il verbale di verifica, che descrive le motivazioni di fatto e di diritto che hanno innescato il controllo fiscale, illustrando i diritti e i doveri previsti dallo Statuto dei diritti del contribuente, viene rilasciato al legale rappresentante del soggetto ispezionato, che ha assistito gli operanti nel corso delle operazioni ispettive.
La parte ha diritto di ricevere un esemplare del processo verbale di verifica anche in caso di rifiuto di sottoscrivere l’atto: ove il contribuente dovesse rifiutare di ritirare l’esemplare a lui destinato, questo sarà custodito agli atti da parte dell’Amministrazione finanziaria operante, facendo constatare in atti il rifiuto alla ricezione.
A ogni buon conto, l’esemplare del processo verbale di verifica potrà essere ritirato dal contribuente anche successivamente alla conclusione della verifica (cfr. circolare n. 1/2008 del Comando Generale della Guardia di Finanza, volume I, parte III, capitolo 3, pag. 140).
Dopo avere brevemente descritto i poteri del Fisco in azienda si riportano, a titolo esemplificativo, le potenziali “effettive esigenze di indagini” che giustificano l’accesso all’interno dei locali aziendali, per effetto delle nuove disposizioni introdotte nel nostro ordinamento giuridico dall’art. 13-bis, D.L. n. 84/2025:
- effettuazione delle giacenze di magazzino, al fine di comparare la giacenza contabile e la giacenza fisica della merce presente presso i locali aziendali;
- identificazione del personale dipendente, al fine di individuare eventuali lavoratori in nero;
- esecuzione di riscontri materiali quali, ad esempio, la rilevazione della consistenza di cassa, il riscontro dei cespiti ammortizzabili;
- acquisizione della documentazione extra – contabile reperita all’interno dei locali aziendali, detenuta anche tramite supporto informatico.
Infatti, l’art. 52, comma 4, D.P.R. n. 633/1972, prevede che l’ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l’accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti luoghi.
Sul punto il Manuale operativo in materia di contrasto all’evasione e alle frodi fiscali, circolare n. 1/2018 del Comando Generale della Guardia di Finanza ha confermato la possibilità di procedere all’acquisizione di documentazione informatica fornendo, nel contempo, precise indicazioni operative (cfr. volume II – parte III – capitolo 2 “Poteri esercitabili”, pag. 27 e ss.).
In particolare, sarà possibile effettuare:
- l’acquisizione dell’intero contenuto di un supporto di memorizzazione, prelevandone una “copia immagine”. La necessità di procedere in questo senso può ricorrere, ad esempio, nel caso in cui si sospetti fondatamente che il contribuente abbia cancellato un file di interesse e che esista una traccia “latente” di questa operazione all’interno del dispositivo fisico (es. pen drive, hard-disk, ecc.);
- l’estrazione di mirate informazioni digitali, ove l’interesse degli operanti risulti circoscritto a particolari contenuti informatici specificamente individuabili.
Infine, occorre precisare che, per effettuare l’accesso nei locali adibiti anche ad abitazione c.d. a “uso promiscuo”, è richiesta necessariamente l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica.
Di contro, per accedere nei locali adibiti esclusivamente ad abitazione privata e relative pertinenze può avvenire, previa autorizzazione del Procuratore della Repubblica, soltanto in presenza di “gravi indizi di violazioni delle norme tributarie”, con il precipuo scopo di reperire libri, registri, documenti, scritture ed altre prove delle violazioni.
Sul punto, il provvedimento dell’Autorità giudiziaria che autorizza e legittima l’accesso nell’abitazione privata è un atto amministrativo discrezionale, che deve essere motivato con riferimento alla sussistenza dei gravi indizi di violazione delle norme tributarie.
Quindi, la richiesta di accesso domiciliare deve essere formulata indicando con chiarezza e completezza gli elementi che, sulla base dell’attività investigativa previamente compiuta, legittimano l’esercizio di tale potere ispettivo (cfr. Comando Generale della Guardia di Finanza, circolare n. 1/2018, volume II, parte III – esecuzione delle verifiche e dei controlli – capitolo 2, pagina n. 16).
In merito, come confermato dal citato documento di prassi, l’accesso all’interno di automezzi (es. auto o furgoni), aeromobili o natanti è regolato da presupposti e condizioni differenti sulla base della loro riferibilità o meno all’attività d’impresa o professionale.
Se tali mezzi sono adibiti e/o funzionalmente collegati all’attività economica del contribuente verificato, potranno essere sottoposti ad accesso senza bisogno di ulteriori autorizzazioni oltre a quella che dispone l’accesso presso l’azienda o lo studio professionale.
Diversamente, nel caso di automezzo privato del dipendente o dell’amministratore, l’accesso potrà essere effettuato solo dopo avere ottenuto l’autorizzazione motivata da parte della competente Autorità giudiziaria.
