GESTIONE DEL RAPPORTO

Certificati di malattia: una guida pratica

30 Aprile 2026

La certificazione di malattia è uno dei documenti più diffusi e con cui il datore di lavoro si trova a confrontarsi più spesso. Al netto delle considerazioni sull’istituto della malattia, che presenta particolarità normative, la stessa ricezione di un certificato medico ha immediate ricadute pratiche in capo al datore di lavoro, che dovrà valutarne il contenuto e agire di conseguenza.

Premessa

La malattia è uno dei più tipici istituti del rapporto di lavoro. Quando lo stato di salute del lavoratore non consente lo svolgimento dell’attività lavorativa, questi ha il diritto di assentarsi mantenendo (secondo le regole stabilite da ciascun CCNL e dall’ente previdenziale) il diritto alla retribuzione. Senza scendere nel particolare delle regole di gestione e retribuzione della malattia, la materia di maggiore interesse per il presente contributo è il documento fondante il diritto del lavoratore a beneficiare del trattamento normativo e retributivo della malattia: la certificazione. Nella quotidianità, i datori di lavoro affrontano spesso la tematica relativa alla certificazione di malattia, ricevendo certificati di ogni sorta, comunicazioni con vari mezzi, anticipazioni, codici. La certificazione, tuttavia, deve necessariamente avere determinate caratteristiche per essere considerata valida e, una volta inviata, dev’essere gestita in modo corretto, fino al recepimento per l’elaborazione delle paghe mensili.

La forma

Il certificato di malattia è il documento che attesta lo stato patologico del lavoratore, ai fini normativi e retributivi. Il documento rende edotto il datore di lavoro dello stato del lavoratore, giustifica l’assenza e contiene le informazioni riguardanti l’evento. In seguito a un percorso normativo di avvicinamento, il canale comunicativo unico stabilito per le certificazioni di malattia è quello telematico: il medico che redige la certificazione deve necessariamente inviare il certificato di malattia in forma telematica, mediante il servizio predisposto, all’INPS. Tale documento sarà condiviso (oppure prelevato direttamente con il servizio on line) con il datore di lavoro interessato. Il canale telematico, oggi, è l’unico ammesso al fine di garantire la validità dei certificati medici di malattia.

Il portale INPS mette a disposizione dei datori di lavoro e dei cittadini la possibilità di consultare i certificati medici afferenti ai propri dipendenti (per i datori di lavoro), ai dipendenti di un cliente (per gli intermediari) o a sé medesimi (per il cittadino). I servizi (una volta richiesta l’abilitazione alla consultazione) sono accessibili da 2 differenti punti di menù presenti nel portale telematico dell’Istituto, dai quali può essere scaricato il singolo certificato o il listato contenente tutti i certificati rilasciati in un determinato lasso di tempo. Il lavoratore, infatti, non ha sempre l’obbligo di inviare il certificato al datore di lavoro, ma deve comunicare la malattia secondo le indicazioni del Contratto collettivo (fornendo il PUC, se richiesto).

Con riguardo alle certificazioni di malattia, pertanto, questa è la prima attività che il datore di lavoro (o l’intermediario delegato) deve compiere per l’elaborazione delle buste paga: verificare la presenza dei certificati medici del periodo interessato, sul portale telematico INPS.

Il certificato contiene alcune informazioni tassativamente individuate, ossia, in breve:

numero di Protocollo Univoco del Certificato (o “PUC”);
data della visita;
i dati del medico che rilascia il certificato (nome, Regione, codice ATS, ruolo);
i dati anagrafici del lavoratore;
i dati di prognosi (data di inizio della malattia, data di fine prognosi);
la tipologia di evento (inizio, continuazione, ricaduta);
la tipologia di visita (ambulatoriale o domiciliare);
informazioni aggiuntive (evento traumatico, terapie salvavita, causa di servizio…);
il domicilio abituale del lavoratore (o la residenza, se coincidente);
l’indirizzo di reperibilità del lavoratore durante la malattia (informazione fondamentale per il diritto alla verifica dello stato del lavoratore, può non coincidere con il domicilio abituale o con la residenza).

Ognuno di questi dati ha una funzione particolare nella gestione dell’evento di malattia e deve essere messo a disposizione del datore di lavoro mediante il certificato telematico. Ciò che nel certificato non viene riportato è la diagnosi, ossia quale sia l’effettiva patologia che abbia colpito il lavoratore: tale informazione, tutelata da riservatezza, non è necessaria al datore di lavoro e non deve essere condivisa dal lavoratore.

Esistono residue fattispecie in cui il certificato di malattia può essere redatto in forma cartacea, in via eccezionale. In particolare, quando per ragioni tecniche non è possibile l’invio telematico, il medico può redigere la certificazione in forma cartacea. In questi casi, il certificato cartaceo deve necessariamente contenere tutte le informazioni fondamentali, sopra riportate, ed essere inviato all’INPS entro 2 giorni.

I tempi e le date sul certificato

Di estremo rilievo pratico è il tema dei tempi per la comunicazione al datore di lavoro dello stato di malattia e, conseguentemente, della consegna del certificato medico relativo. Il datore di lavoro, per organizzare la produzione e la distribuzione del lavoro in azienda, deve trovarsi nelle condizioni di conoscere la forza disponibile. Per questo motivo, la notizia di eventuali assenze per malattia deve essere comunicata tempestivamente, da parte del lavoratore, secondo le modalità previste.

Da questo punto di vista, sono i CCNL che regolano le modalità e le scadenze con cui il dipendente dovrà indicare al datore di lavoro la propria assenza, giustificandola mediante l’invio del certificato (o del solo codice di protocollo).

Il CCNL Metalmeccanica Industria (CNEL C011), ad esempio, prevede che il lavoratore debba «avvertire l’azienda entro il primo giorno di assenza (fine turno) comunicando il domicilio presso cui si trova se diverso da quello noto all’azienda» successivamente il dipendente dovrà inviare (entro il secondo giorno dall’inizio dell’assenza) il protocollo del certificato medico.

Una normativa più stringente è individuata dal CCNL Terziario Confcommercio (CNEL H011), dove si prevede che il lavoratore debba dare «immediata notizia della propria malattia» e «comunicare il numero di protocollo identificativo del certificato medico». La conseguenza per la mancata comunicazione, trascorso 1 giorno dall’inizio dell’assenza, è piuttosto impattante: «l’assenza stessa sarà considerata ingiustificata».

Il mancato rispetto delle tempistiche di comunicazione, se difficilmente potrà essere fondamento per una contestazione per assenza ingiustificata (salvo i casi in cui è espressamente previsto dal Contratto collettivo), potrà ritenersi rilevante dal punto di vista disciplinare. Per questo aspetto, è necessario attenersi alle disposizioni contrattuali, ma il datore di lavoro avrà facoltà di rimarcare il mancato rispetto dei termini al lavoratore, mediante la specifica procedura.

Una volta ricevuto il certificato nei tempi previsti (o successivamente), il secondo aspetto che il datore di lavoro dovrà verificare è la durata indicata; in altre parole: la prognosi. Il certificato medico espone i dati di durata dell’evento in questo modo:

Si noti come la prima dicitura riportata poggi sulla posizione del lavoratore «il lavoratore dichiara di essere ammalato dal». Questa locuzione riflette le modalità di redazione del certificato e di individuazione della prognosi: il medico chiede al lavoratore di esplicitare la data di inizio del disturbo, al fine di individuare il periodo di malattia. Questa data, normalmente, coincide con la verifica dello stato patologico da parte del medico medesimo, ma potrebbe non essere così. Il lavoratore, infatti, potrebbe non essersi fatto visitare il primo giorno di malattia, ma successivamente: per questo motivo il medico potrebbe indicare qui una data precedente rispetto a quella di rilascio del certificato.

Proprio questo aspetto è uno dei risvolti pratici più rilevanti per il datore di lavoro, nella gestione della compensazione del periodo di malattia. È necessario, per questo, rifarsi alla risalente circolare INPS n. 147/1996, che espone l’unico caso in cui la certificazione retrodatata sia ammessa dall’istituto, in alcuni passaggi piuttosto chiari: «L’Istituto ammette, peraltro, la possibilità di riconoscere, ai fini erogativi, la sussistenza dello stato morboso anche per il giorno immediatamente precedente a quello del rilascio della certificazione, purché sulla stessa risulti compilata la voce “dichiara di essere ammalato dal…” […] si chiarisce che la particolare regola non va applicata quando la data riportata alla predetta voce retroagisce di oltre un giorno dalla data di rilascio essendo, nell’ipotesi, da escludere che la data stessa possa assumere il significato di indicazione della data di chiamata del medico […] La medesima preclusione opera, parimenti, quando, se pure la data apposta sulla certificazione risulti anteriore di un solo giorno rispetto a quella di redazione, emerga […] che trattavasi di visita ambulatoriale».

Con queste indicazioni, l’Istituto sta chiarendo che, ai fini del riconoscimento della relativa indennità, il certificato può essere retrodatato di un solo giorno ed esclusivamente nel caso si tratti di visita ambulatoriale da parte del medico. Nel caso in cui questo non fosse rispettato (ad esempio se la data in cui il lavoratore dichiara di essere ammalato retroagisce di più di 1 giorno), la validità del certificato sarà da conteggiare dalla data del rilascio del certificato stesso, indicata in alto a destra nel format del certificato medico telematico.

Da questo punto di vista, il datore di lavoro dovrà porre attenzione alla relazione tra le date indicate e alla tipologia di visita, opportunamente indicata nel certificato, sempre nella sezione prognosi sopra riportata. Queste indicazioni hanno validità anche nel caso in cui il certificato sia relativo a una “continuazione”, per cui la continuità tra i 2 certificati viene interrotta se le date di rilascio non vengono individuate secondo le regole sopra indicate. In un solo caso, con riferimento alla continuazione di malattia, il certificato può essere rilasciato con una discrepanza differente tra la data della fine del precedente e l’inizio del medesimo: quando l’eventuale interruzione tra i 2 periodi coincida con una giornata festiva (o sabato e domenica).

Un aspetto forse banale della vicenda, ma molto rilevante dal punto di vista pratico, è relativo alla prestazione del lavoratore durante la malattia. Il lavoratore, durante il periodo di malattia, non potrà prestare la propria attività lavorativa, in quanto il medico ha certificato uno stato patologico che impedisce lo svolgimento del lavoro. La malattia ai fini lavorativi, infatti, non coincide con la malattia per il senso comune. Se lo stato patologico, infatti, pur esistente in senso medico, non impedisce la possibilità di prestare attività di lavoro, il medico non emette una certificazione di malattia ai fini lavorativi. Per questo motivo, in presenza di certificato, il lavoratore deve astenersi dal prestare la propria attività, in qualsiasi forma. Questo comprende anche il lavoro in modalità agile o smart working: il lavoratore che si trova nel periodo di prognosi certificato dovrà astenersi anche da questa tipologia di lavoro.

Quest’ultimo aspetto coinvolge anche la casistica dell’eventuale rientro anticipato del lavoratore. Nel caso in cui il dipendente si trovi nelle condizioni di tornare a prestare la propria attività prima dello spirare del termine della prognosi, per guarigione o miglioramento della propria condizione, «l’interessato è tenuto a richiedere una rettifica del certificato in corso, al fine di documentare correttamente il periodo di incapacità temporanea al lavoro» (circolare INPS n. 79/2017). Questo aspetto è molto importante dal punto di vista pratico e gestionale, in quanto l’Istituto sottolinea come il datore di lavoro non possa consentire al lavoratore la ripresa dell’attività lavorativa se la prognosi certificata sia ancora in corso e non rettificata. La rettifica della prognosi, che dev’essere richiesta al medesimo medico che ha rilasciato la certificazione precedente, deve ovviamente essere rilasciata prima della ripresa anticipata dell’attività lavorativa.

Visita medica di controllo

Al fine di verificare l’effettiva sussistenza dello stato patologico del lavoratore, il datore di lavoro ha facoltà di disporre una visita di controllo, mediante l’apposito servizio disposto dall’INPS. Il datore di lavoro, attraverso il servizio on line dedicato, potrà accedere alla richiesta di visita medica di controllo (spesso definita anche “visita medica fiscale”).

Il lavoratore in malattia ha l’obbligo di trovarsi presso l’indirizzo di reperibilità indicato nel certificato medico (o modificato in seguito con apposita procedura) nelle fasce orarie dalle 10:00 alle 12:00 e dalle 17:00 alle 19:00, per tutte le giornate ricomprese nel periodo di prognosi. Eccezioni a quest’obbligo devono essere debitamente certificate, per particolari tipologie di malattia (che vengono riportate nel certificato medico, anche mediante il flag sopra visibile «patologie gravi che richiedono terapie salvavita») e per eventuali visite o accertamenti (anche in questo caso debitamente certificate). Il medico incaricato verificherà la presenza del lavoratore presso l’indirizzo di reperibilità, nonché l’effettiva inabilità al lavoro del medesimo, confermando, o modificando (prolungandolo o abbreviandolo a seconda di quanto viene accertato) il termine previsto.

La procedura è semplice: partendo dal certificato medico relativo, il datore di lavoro sceglie la data e la fascia oraria in cui un medico convenzionato con l’Istituto andrà a verificare (presso l’indirizzo di reperibilità indicato dal medico nel certificato) la presenza del lavoratore e l’effettiva sussistenza dello stato patologico indicato dal medico.

Il datore di lavoro o intermediario che voglia richiedere una visita deve utilizzare il sistema denominato “polo unico VMC”, o Richiesta Visite Mediche di Controllo, che guiderà l’utente nei seguenti passi:

In seguito alla richiesta, sempre nel medesimo portale sarà possibile verificarne l’esito (anche nel caso della mancata visita, per impossibilità sopravvenuta), nonché annullare la richiesta inviata e gestire la fatturazione. La visita medica disposta con questo servizio è gestita integralmente dal datore di lavoro, ma anche l’Istituto, di propria iniziativa, può disporre la verifica dello stato patologico del lavoratore. Anche in questo caso, l’esito sarà consultabile nel medesimo portale, nel punto di menù dedicato.

La tematica, sopra richiamata, del certificato medico di rientro anticipato dalla malattia, è rilevante sotto questo punto di vista: l’INPS ha chiarito che «nei casi in cui emerga, a seguito di assenza a visita di controllo domiciliare e/o ambulatoriale, la mancata o tardiva comunicazione della ripresa anticipata dell’attività lavorativa, verranno applicate, nei confronti del lavoratore, le sanzioni già previste per i casi di assenza ingiustificata a visita di controllo, nella misura normativamente stabilita per tali fattispecie» (circolare INPS n. 79/2017).

La gestione in busta paga del certificato

Una volta ricevuto il certificato medico e riscontratane la validità per il periodo specifico, il datore di lavoro dovrà dare corso, anche in busta paga, alle previsioni normative e contrattuali. Da questo punto di vista, è fondamentale verificare le previsioni contrattuali, al fine di riconoscere il trattamento economico e normativo previsto e conseguente a quanto riportato sul certificato medico.

Dal punto di vista retributivo, il rilascio del certificato medico garantisce al datore di lavoro la possibilità di conoscere il periodo in cui il lavoratore si trovi effettivamente in uno stato di malattia accertata. Questo consente, conseguentemente, di applicare il trattamento economico individuato dal Contratto collettivo applicato al rapporto di lavoro, oltre che alle indennità garantite dall’INPS (mediante anticipo da parte del datore di lavoro). In questo senso, si prenda il seguente esempio, per chiarire l’impatto delle date della certificazione dal punto di vista economico.

ESEMPIO

Caratteristiche del rapporto:

operaio;
CCNL Trasporto merci (CNEL I100);
retribuzione lorda mensile: 2.010,37 euro;
RMG: 91,10894 euro.

Il certificato ambulatoriale riporta la dicitura «il lavoratore dichiara di essere ammalato dal 01/03/2026» ed è stato rilasciato in data martedì 3 marzo 2026 con prognosi fino a domenica 8 marzo 2026. Il CCNL prevede che il datore di lavoro integri l’intervento dell’INPS fino a raggiungere il 100% della retribuzione.

Sulla base della certificazione ricevuta, quindi, sarà necessario operare nel modo seguente:

i giorni 1 e 2, seppure richiamati dal certificato, non hanno rilevanza dal punto di vista economico: il certificato, a tali fini, decorrerà dalla data del rilascio. Questo in quanto la data di inizio dichiarato di malattia retroagisce di più di 1 giorno;
l’Istituto interverrà con il pagamento dell’indennità di malattia per le giornate del 6 marzo 2026 e 7 marzo 2026, in quanto i primi 3 giorni costituiscono la c.d. carenza ed essendo il lavoratore operaio, la domenica 8 marzo 2026 non sarà indennizzata dall’INPS;
il datore di lavoro riconoscerà la retribuzione per i 3 giorni di “carenza” (3-5 marzo 2026) e integrerà la differenza tra l’indennità riconosciuta dall’INPS e la retribuzione;
i giorni 1°-2 marzo 2026 non saranno né indennizzati né retribuiti.

Quindi, i calcoli saranno i seguenti:

Indennità INPS

91,10894 × 50% = 45,55447

45,55447 × 2 giornate: 91,11 euro

Integrazione azienda

91,38045 (Lordo di 1 giornata) × 5 giornate = 456,90 euro

456,90 euro – 91,11 = 365,79 euro

Lordizzazione INPS: 9,52 euro

Cicli di cura ricorrenti

Una casistica particolare riguarda i lavoratori che, stante la specificità della patologia che li ha colpiti, devono sottoporsi a cicli di cure ambulatoriali che determinano l’incapacità al lavoro. Questo può accadere in caso di trattamenti specifici, ma anche per la somministrazione di alcune tipologie di farmaco che debbano essere svolte necessariamente in ambito ambulatoriale, con ricadute sulle facoltà del lavoratore di prestare la propria attività, conseguentemente a tale applicazione. In questi casi, è possibile che la certificazione medica riporti la dicitura specifica: il medico dovrà barrare la relativa casella. Alla ricezione di un certificato con questa caratteristica, il datore di lavoro potrà considerare il singolo evento (tipicamente, l’applicazione ambulatoriale del trattamento e relativo periodo di inabilità) quale ricaduta, ossia riferita a un unico evento, senza che decorra dall’inizio il computo delle giornate al fine di calcolare l’indennità INPS (circolare INPS n. 136/2003).

La gestione in UniEmens

A far data dal mese di competenza marzo 2026 (con la deroga per un periodo transitorio, il cui termine sarà comunicato da un successivo messaggio dell’Istituto), l’INPS richiede indicazione del codice di protocollo (PUC) del certificato medico all’interno della denuncia mensile UniEmens. Al fine di verificare la corrispondenza degli eventi di malattia denunciati con le certificazioni rilasciate, l’Istituto richiede la compilazione di un campo specifico della denuncia contributiva, che contiene appunto tale indicazione.

Dal punto di vista pratico, è stata messa a disposizione una funzionalità nel cassetto previdenziale che consente l’invio dei certificati medici via Posta elettronica certificata, contenente i protocolli relativi, nel punto di menù “Smart Task” (messaggio INPS n. 792/2026). Il datore di lavoro e il proprio intermediario, mediante questo servizio o altro metodo informatico predisposto, dovranno quindi considerare i protocolli telematici dei certificati già in fase di elaborazione delle buste paga e delle relative denunce, al fine di adempiere a tale nuovo obbligo.

L’Istituto ha comunicato, in via transitoria, e in fase di prima applicazione, al fine di ovviare a eventuali criticità, che i datori di lavoro possono esporre, anche nel caso di certificato telematico, la data di inizio malattia in alternativa al PUC o, come ulteriore alternativa, in via eccezionale, il valore “N” nel campo designato all’interno della denuncia contributiva mensile.

Certificati redatti all’estero

Una casistica piuttosto diffusa riguarda le certificazioni di malattia redatte all’estero. In questi casi, il datore di lavoro deve tenere in considerazione alcuni aspetti, per determinare se il certificato è valido e sufficiente a giustificare l’assenza, dando quindi corso alle relative erogazioni e procedure.

In primis, è necessario individuare lo stato di emissione del certificato. Se si tratta di uno Stato facente parte l’Unione Europea, deve darsi applicazione alla legislazione dello Stato di assicurazione (se lavoratore di azienda italiana assicurato presso INPS, quindi la normativa italiana). Le regole permangono le medesime: il primo giorno il lavoratore deve rivolgersi al medico, per ottenere il certificato, che dovrà essere trasmesso a INPS (entro 2 giorni) e al datore di lavoro. Secondo i regolamenti comunitari, non è necessario tradurre in italiano la certificazione.

Se, viceversa, il lavoratore si trova in uno Stato esterno all’Unione Europea, dovrà comunque ottenere un certificato medico con le medesime caratteristiche previste per gli Stati dell’Unione. Tuttavia, se lo stato di rilascio ha sottoscritto accordi o convenzioni bilaterali con l’Italia, non sarà necessaria la legalizzazione (ossia l’attestazione di validità ai fini certificativi del documento), viceversa – negli stati privi di convenzioni o accordi – quest’ultima dovrà essere richiesta all’Autorità competente.

In questi casi, quindi, il datore di lavoro dovrà verificare che il certificato contenga tutti i dati necessari, che sia stato inoltrato a INPS e che sia regolarmente legalizzato ove ve ne fosse la necessità.

L’articolo è tratto da “La circolare di lavoro e previdenza“