Il collegamento tra registratori telematici e POS impone alle farmacie particolare attenzione nella gestione dei corrispettivi, per evitare disallineamenti solo apparenti. Buoni multiuso, fatture riepilogative, caparre e resi devono essere documentati correttamente, così da giustificare eventuali differenze tra incassi elettronici e corrispettivi certificati.
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Le farmacie rientrano tra quei soggetti che hanno dovuto e devono collegare i registratori telematici con i POS utilizzati per incassare i corrispettivi. L’obiettivo del nuovo obbligo in vigore dal 2026 è quello di combattere l’evasione, individuando eventuali incongruenze tra il dato degli incassi POS e il dato dei corrispettivi certificati con documento commerciale con ivi indicato “pagamento elettronico”.
Nell’operatività, al banco di tutti i giorni, è facile commettere errori di distrazione che possono determinare disallineamenti tra il dato del documento commerciale e il dato incassato per POS, senza che sia stato perpetrato, in realtà, alcun comportamento illecito. Pertanto, il farmacista, seppure tra mille difficoltà, deve operare con la massima attenzione possibile soprattutto nei casi meno routinari e che possono creare discrepanze, come lo sono, ad esempio, i seguenti:
- pagamento del corrispettivo con buono;
- emissione di fattura riepilogativa a fine mese di vendite effettuate in più tranche nel corso mese;
- incasso di caparra;
- resi merce.
Qui seguito alcune proposte di soluzioni operative ai casi elencati, formulate avendo riguardo alle abitudini della farmacia e quindi al modo di operare del farmacista “medio”.
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1. Pagamento del corrispettivo con buono
Tale ipotesi si verifica quando è accettato come pagamento del corrispettivo un buono (o voucher).
Il buono è caratterizzato da 2 momenti rilevanti:
- l’emissione, quando il buono viene “creato”;
- il riscatto, quanto il buono viene utilizzato dal cliente e consegnato al farmacista, come pagamento del bene da acquistare.
I buoni possono essere:
- monouso, quando il regime IVA è conosciuto già all’emissione del buono;
- multiuso, quando il regime IVA è conosciuto solo al riscatto del buono.
Ad esempio, sono buoni monouso i buoni con cui il cliente può acquistare solo creme solari. In tal caso, il regime IVA applicabile alla vendita è già noto all’atto dell’emissione del buono.
Invece, sono buoni multiuso i buoni con cui il cliente può acquistare tutti i prodotti presenti in farmacia, a sua discrezione. In tal caso, L’IVA è nota solo a valle, quando il cliente sceglie il bene da acquistare mediante riscatto del buono.
Generalmente, nelle farmacie vengono utilizzati buoni multiuso, che possono anche coinvolgere un soggetto terzo (tipicamente il Comune).
Sotto il profilo della documentazione fiscale:
- al momento dell’emissione del buono multiuso (che coincide con l’incasso del corrispettivo in denaro), la farmacia è bene che emetta un documento fuori campo IVA N2.2 verso il soggetto pagante recante come descrizione “Buono corrispettivo multiuso”. Tale documento può essere una semplice ricevuta cartacea o una fattura: in ogni caso l’operazione deve essere esclusa da IVA;
- al momento del riscatto del buono multiuso (e quindi della consegna del buono da parte del cliente al farmacista), la farmacia deve emettere uno scontrino con indicazione quale modalità di pagamento “ScontoApagare” per il valore del buono multiuso.
L’opzione “ScontoApagare” può non essere presente nel gestionale della farmacia, pertanto, in tale evenienza, è consigliabile contattare il tecnico per far inserire tale funzionalità.
2. Fattura riepilogativa a fine di mese
Può accadere che la farmacia effettui nel corso del mese più vendite verso lo stesso cliente (generalmente una casa di cura) con pagamento posticipato cumulativo – e solitamente elettronico – a fine mese e con richiesta di emissione di fattura.
In tal caso:
- ciascuna vendita va documentata con emissione di DDT;
- a fine mese va emessa una fattura riepilogativa di tutte le vendite con riporto dei DDT del mese.
3. Incasso caparra
La farmacia incassa somme a titolo di cauzione/caparra nei casi di noleggio di dispositivi medici ai propri clienti.
A fronte dell’incasso della caparra, la farmacia è bene che emetta un documento fuori campo IVA N2.2 recante come descrizione “Caparra noleggio dispositivo medico X”.
Tale documento può essere una semplice ricevuta cartacea o una fattura: in ogni caso l’operazione deve essere esclusa da IVA.
4. Resi merce
In ipotesi di reso merce, va emesso uno scontrino di reso, richiamando in esso lo scontrino originario.
A fronte del reso, il farmacista può:
- restituire il denaro al cliente (soluzione operativamente più semplice);
- consegnare al cliente un buono multiuso per il valore del reso (in tal caso, dovrà essere utilizzata come modalità di pagamento “ScontoApagare” all’atto del riscatto del buono);
- consentire il cambio contestuale con altri prodotti.
Nel caso di cambio con altri prodotti, la sostituzione può generare:
- nessuna differenza (cambio alla pari): va emesso lo scontrino di reso e lo scontrino per la seconda vendita per l’intero corrispettivo;
- differenza a credito per il farmacista ((prezzo nuovo prodotto (30 €) > prezzo prodotto reso (20 €)): va emesso lo scontrino di reso e lo scontrino per la seconda vendita per l’intero corrispettivo (30 €);
- differenza a debito per il farmacista (prezzo nuovo prodotto (10 €) < prezzo prodotto reso (20 €)): va emesso lo scontrino di reso e lo scontrino per la seconda vendita per l’intero corrispettivo (10 €), nonché va restituita al cliente la somma incassata in eccesso (10 €) oppure può essere rilasciato un buono multiuso per lo stesso valore.
Come accade nei casi analizzati, i disallineamenti RT-Pos che si possono venire a creare non sono sempre sinonimo di errore. Alcune incongruenze sono naturali e fisiologiche. L’importante è agire alla base nel modo corretto così da poter giustificare ciascuna discrepanza.
