Sistema di controllo interno della qualità: attività fondamentale per supervisionare la gestione del lavoro

Identificare, valutare e comprendere i fattori che possono compromettere la continuità operativa di un operatore economico è un passaggio cruciale della gestione strategica aziendale. Questi processi si concretizzano attraverso un sistema di controlli interni organizzati secondo un approccio basato sul rischio. Tale insieme di fasi prende il nome di Enterprise Risk Management (ERM).

Anche i revisori legali e le società di revisione non sono immuni dal dovere di adottare adeguati assetti per il presidio di tali rischi. Adempimento già previsto, peraltro, dall’articolo 2086 cod. civ.

Il controllo interno della qualità nella revisione è un sistema orientato a presidiare che gli incarichi assunti siano svolti in conformità alle norme professionali e alle disposizioni normative vigenti. Questo sistema è regolamentato dal D.Lgs. 39/2010 (riformato dal D.Lgs. 135/2016) e dai principi di revisione internazionale (ISA Italia).

I revisori legali o le società di revisione devono stabilire direttive e procedure volte a conseguire una ragionevole sicurezza che il personale coinvolto, disponga delle conoscenze ed esperienze adeguate a svolgere l’incarico. Tali procedure e direttive devono essere implementate anche nel caso di esternalizzazione di attività di revisione e devono assicurare l’efficacia del controllo interno della qualità e la trasparenza nel caso di controlli svolti dalle autorità competenti, così come disposto dagli articoli 19 e 20, D.Lgs. 39/2010.

Il Controllo Interno della Qualità nella Revisione Legale

Il sistema di controllo interno della qualità è per sua natura dinamico e si basa su un ciclo annuale di controllo secondo una logica che ha incipit nella definizione di obiettivi, per poi svilupparsi nell’identificazione e valutazione dei rischi per il loro raggiungimento, per concludersi con l’analisi degli scostamenti e la revisione degli obiettivi.

Tale approccio deve tenere conto del principio di proporzionalità adattandosi alle specificità del revisore e alla natura degli incarichi svolti.

Nel seguito si forniranno quindi indicazioni generali di comune utilizzo senza pretesa di esaustività.

Elementi Fondamentali del Sistema di Controllo Interno della Qualità

Gli elementi fondamentali del sistema di controllo interno della qualità si manifestano attraverso una serie di aspetti essenziali, ognuno dei quali contribuisce a garantire l’efficacia e l’affidabilità del sistema. In primo luogo, è centrale la responsabilità dei revisori e dei soci della società di revisione, che devono impegnarsi attivamente per mantenere elevati standard di qualità. Un ulteriore pilastro è rappresentato dalle politiche che assicurano il rispetto dei principi etici fondamentali, quali indipendenza, integrità, obiettività, riservatezza e competenza professionale.

Un altro aspetto rilevante è costituito dalle politiche che regolano l’assunzione di nuovi incarichi e la continuazione di quelli già esistenti, garantendo che siano compatibili con l’indipendenza e la capacità di fornire un servizio di qualità. A ciò si affiancano standard e procedure specifiche, mirati a garantire che le revisioni siano condotte in conformità alle normative e ai principi applicabili. Inoltre, è prevista la revisione periodica dei fascicoli di revisione per verificare la conformità e l’efficacia del lavoro svolto.

Un elemento cruciale riguarda le procedure per assicurare che il personale e i collaboratori dispongano delle competenze necessarie e ricevano una formazione continua, così da mantenere un livello adeguato di preparazione professionale. Infine, il sistema prevede un monitoraggio continuo, indispensabile per individuare eventuali aree di miglioramento e garantire che il controllo interno della qualità resti efficace nel tempo e si adatti alle esigenze future.

Riassumendo per punti:

• responsabilità per la qualità: attribuite al revisore o ai soci della società di revisione;
• politiche etiche: indipendenza, integrità, obiettività, riservatezza e competenza professionale;
• procedure per l’assunzione e mantenimento degli incarichi: valutando compatibilità con l’indipendenza e capacità;
• standard e procedure di revisione: conformi alle norme applicabili;
• riesame delle pratiche di revisione: per garantire coerenza e qualità;
• formazione e sviluppo: assicurando che il personale riceva un aggiornamento continuo;
• monitoraggio continuo: per individuare aree di miglioramento e garantire l’efficacia del sistema nel tempo.

Ognuno di questi elementi andrà declinato in tempistica, ampiezza ed estensione in base alla natura ed alle circostanze dell’incarico o dell’impresa (principio della scalabilità).

Gli standard ISQM 1 e ISQM 2

Gli International Standard on Quality Management (ISQM 1 e ISQM 2) rappresentano le nuove linee guida per la gestione della qualità ad integrazione di quanto già disposto dall’ISA Italia 220. Introdotti con la determina n. RR 184 dell’8.8.2023 Ragioniere generale dello Stato, entreranno in vigore il 1.1.2025, con possibilità di applicazione anticipata all’1.1.2024.

Nello specifico, da una parte l’ISQM 1 si concentra sulla progettazione, implementazione e gestione di un sistema di controllo della qualità a livello interno articolato in otto componenti:

1. il processo adottato per la valutazione del rischio;
2. la governance e la leadership;
3. i principi etici applicabili;
4. l’accettazione ed il mantenimento dei rapporti con il cliente e dei relativi incarichi;
5. lo svolgimento dell’incarico;
6. le risorse;
7. l’informazione e la comunicazione;
8. il processo di monitoraggio e di implementazione delle azioni correttive.

Le componenti dalla seconda alla settima, a loro volta, si articolano in obiettivi della qualità.

Dall’altra, l’ISQM 2 disciplina il ruolo e le responsabilità del quality reviewer (revisore della qualità dell’incarico), soggetto indipendente incaricato di verificare che i lavori di revisione siano conformi agli standard di qualità approvati e che i rischi siano stati gestiti adeguatamente.

Come prepararsi ai controlli di qualità?

Il Ministero della Economia e delle Finanze (MEF) è l’autorità competente per la vigilanza sui revisori legali e sulle società di revisione in Italia.  I controlli esterni del MEF mirano a verificare il rispetto delle normative e a garantire affidabilità e fiducia nelle informazioni finanziarie.

Le verifiche saranno focalizzate sull’analisi della documentazione relativa alle attività di revisione, compresa quella inerente al controllo della qualità. Particolare attenzione sarà rivolta alle procedure utilizzate per accertare i requisiti di indipendenza, alla valutazione della quantità e qualità delle risorse impiegate – con particolare riferimento alla composizione e definizione dei team di lavoro – e alla congruità dei corrispettivi richiesti per svolgere l’attività di revisione.

In questo contesto, risulta fondamentale identificare e monitorare i KPI (Key Performance Indicators) più rilevanti, espressione degli obiettivi di qualità, al fine di mantenere elevati gli standard qualitativi del lavoro svolto. Tra i possibili indicatori da considerare e riportare nei report figurano:

• il numero di incarichi assunti da ciascun revisore o partner;
• la segmentazione settoriale degli stessi;
• la pianificazione delle attività formative per lo staff;
• il tasso di turnover tra i collaboratori e;
• il controllo delle ore effettivamente dedicate a ciascun incarico.

A tal proposito, è opportuno ricordare un adagio sempre attuale nell’ambito della revisione: “non scritto, non fatto”. Questa massima, semplice ma incisiva, sintetizza il principio ISA Italia 230 relativo alla documentazione della revisione contabile, sottolineando l’importanza cruciale di registrare in modo accurato ogni aspetto del lavoro svolto.

La tabella che segue offre una sintesi della applicazione dei singoli principi in materia di qualità.