Con l’approssimarsi della chiusura dell’anno prende il via l’attività di revisione legale dei conti del bilancio 2013; una delle attività più comuni nelle procedure di revisione, ritenuta di norma non sostituibile salvo che il rischio di revisione associato a questa area sia oggettivamente non significativo, consiste nella cd. “circolarizzazione dei crediti” il cui obiettivo fondamentale consiste nell’accertare l’esistenza e la correttezza del saldo dei crediti. Normalmente è eseguita sul saldo dei crediti alla data di chiusura dell’esercizio, ma in taluni casi può essere preferibile effettuarla anche sul partitario dei crediti riferito ad una data anteriore rispetto alla chiusura (ad es.: al 30/11/2013) o talvolta di poco successiva (ad es.: al 31/1/2014). In questi casi, al revisore è domandato di applicare poi delle procedure indicate rispettivamente con i nomi di roll back e roll forward; si tratta di attività che sono volte alla ricostruzione delle operazioni intervenute tra la data di riferimento della circolarizzazione (ad es.: il 30/11/2013) e la data di della chiusura dell’esercizio (ad es.: il 31/12/2013).
La formula con cui viene trasmessa al debitore della società la richiesta di conferma può essere “positiva” (si veda il fac simile allegato), quando al soggetto circolarizzato si chiede di rispondere indicando se egli concorda con il saldo contenuto della lettera, oppure “negativa”, quando gli si chiede di rispondere soltanto se non concorda con il saldo indicato nella lettera. L’uso della modalità negativa non può essere adottato come modalità unica nell’ambito delle procedure di validità in quanto è evidentemente un mezzo meno persuasivo ed efficace.
Uno dei passaggi tecnici richiesti al revisore per impostare la circolarizzazione consiste nella scelta del campione dei clienti da circolarizzare; questa attività deve essere guidata da una valutazione preventiva circa il grado di affidabilità del sistema di controllo interno della società, ed anche considerando la soglia di significatività che il revisore ha attribuito alla voce crediti verso clienti. Il campione selezionato dovrebbe essere adeguatamente rappresentativo della massa; in altre parole, la somma dei crediti circolarizzati dovrebbe essere significativa rispetto al totale dei crediti verso clienti iscritti nel bilancio, o alla diversa data di riferimento della circolarizzazione.
Una volta costruito il campione dei clienti da circolarizzare, il revisore domanda alla società di predisporre le lettere contenenti la richiesta di conferma del saldo del credito risultante nelle scritture contabili della società. I principi di revisione sottolineano che il revisore dovrebbe sempre conservare il controllo sull’intero processo, ossia sulla selezione dei clienti, sulla preparazione delle lettere, sull’invio e sulla ricezione. Tutto ciò, con l’evidente scopo di ridurre al minimo il rischio di interferenze che provochino alterazioni nei risultati del test. Per queste ragioni, al revisore è domandato di curare direttamente l’invio delle lettere, controllando nei casi dubbi che l’indirizzo di trasmissione sia corretto; inoltre, le risposte dei clienti devono essere trasmesse direttamente al revisore, il quale potrà valutare anche la corrispondenza fra il cliente ed il soggetto che in concreto avrà risposto alla lettera di circolarizzazione.
Infine, ricevuta la risposta del cliente, questa potrà:
- confermare il saldo che risulta nella contabilità della società, con la conseguenza che il test avrà dato esito positivo;
- non confermare il saldo che risulta nella contabilità della società, con la conseguenza che al revisore sarà richiesto di provvedere ad un lavoro di riconciliazione dei saldi, potendo anche domandare ulteriori informazioni al cliente.
In assenza di risposta da parte del cliente circolarizzato, la verifica del revisore dovrà passare attraverso procedure alternative che, inizialmente, contemplano anche un secondo invio della richiesta di conferma saldi; le procedure alternative si concretizzano poi nell’esame dei pagamenti ricevuti dalla società dopo la data di chiusura dell’esercizio e nell’esame di documenti di supporto del credito.
