Nello svolgimento del proprio incarico i sindaci devono vigilare sull’adeguatezza e sul corretto funzionamento della struttura organizzativa, nonché sull’adeguatezza dell’assetto amministrativo.
Un primo monitoraggio sull’adeguatezza della struttura organizzativa si articola attraverso la corrispondenza tra struttura decisionale, deleghe e poteri risultanti dalle delibere assembleari e consiliari con le risultanze comunicate al Registro delle imprese. La consapevolezza di questi elementi è determinante per l’organo di controllo, in quanto, nel corso del suo mandato, vigilerà costantemente sulla corrispondenza delle delibere societarie alla normativa e allo statuto sociale, monitorando il rispetto delle formalità di convocazione, formazione e deliberazione degli organi sociali, nonché il conseguente rispetto di depositi e iscrizioni al Registro delle imprese e attuazione delle deliberazioni. Particolare attenzione va posta laddove i soci siano assiduamente frequenti nella vita aziendale o molto vicini al management (i.e. imprese di minori dimensioni) in quanto è necessario verificare che l’adeguatezza dell’assetto organizzativo non ne sia compromessa.
A seguito dell’identificazione dei poteri e dei soggetti delegati può seguire il controllo sull’assetto organizzativo, da attuare constatando la presenza di un organigramma aziendale corrispondente alla realtà aziendale e alla competenza dei dipendenti.
Particolare attenzione dovrà essere posta all’adeguatezza del sistema di controllo interno, verificando l’esistenza di manuali operativi e regolamenti che mappino le procedure aziendali. Da questo controllo devono emergere chiaramente i soggetti coinvolti, le modalità di svolgimento delle procedure, le responsabilità e le autorizzazioni rilasciate, nonché le relative firme di approvazione nonché la costante presenza delle autorizzazioni richieste dalla legge e dalla normativa specifica di settore.
In merito a questo aspetto, un occhio di riguardo può essere dedicato al controllo delle procedure di tutela e conservazione dei dati aziendali da eseguire, ad esempio, attraverso l’analisi della procedura di archiviazione dei documenti, del rispetto degli adempimenti in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro nonché della protezione dei dati personali.
Un’altra procedura da monitorare può essere quella atta a disciplinare l’uso dei beni aziendali, con particolare riferimento a beni di valore elevato, strategici o determinanti per la società o il cui utilizzo può presentare fattori di rischio.
La vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto si perfeziona poi con la verifica del rispetto delle norme in materia di tenuta dei libri sociali obbligatori previsti dal codice civile, della normativa fiscale (i.e. rispetto delle scadenze di invio di dichiarazioni, modelli e pagamenti), della normativa previdenziale e del lavoro.
Altri controlli sull’adeguatezza e sul corretto funzionamento della struttura organizzativa dovranno poi vertere sull’esistenza e adeguatezza delle polizze assicurative nonché sull’adeguatezza del sistema di information technology (sia hardware che software).
Per quanto riguarda invece la vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto amministrativo è necessario concentrarsi sulla ragionevole garanzia della completa e attendibile rappresentazione dei fatti amministrativi. In merito a questo aspetto il collegio sindacale dovrà verificare l’esistenza di un sistema idoneo ad assicurare la completezza e la correttezza dei dati economico finanziari basato sui seguenti elementi:
- la completa tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione;
- la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
- la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio.
In questo ambito assume particolare importanza lo scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale.
In merito a questo aspetto è possibile consultare la Norma di comportamento n. 3.6.
