La gestione dei rimborsi spese nella determinazione del reddito di lavoro autonomo costituisce uno degli aspetti più delicati da affrontare, e le ipotesi che si possono verificare sono sostanzialmente due:
- il professionista sostiene le spese per la trasferta (trasporto, vitto e alloggio) e concorda con il committente un compenso già comprensivo del rimborso spese (normalmente con una maggiorazione percentuale dello stesso),
- oppure procede al riaddebito di tali spese in aggiunta al compenso concordato.
Il primo aspetto da evidenziare riguarda la disciplina delle spese di vitto e alloggio sostenute dal professionista nello svolgimento dell’attività di lavoro autonomo.
L’articolo 54, comma 5, primo periodo, Tuir, stabilisce che tali spese sono soggette ad un duplice limite alla deduzione: uno di carattere assoluto, poiché è stabilito che solamente il 75% del costo sia deducibile, ed un altro relativo, in quanto la quota deducibile deve essere confrontata con il limite massino del 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.
L’eventuale eccedenza rispetto a tale plafond è indeducibile (e non è nemmeno riportabile nei periodi d’imposta successivi).
Pertanto, riprendendo la prima ipotesi in precedenza indicata, il professionista si trova nella situazione in cui deve assoggettare a tassazione il “riaddebito” delle spese al committente (sotto forma di maggiorazione del compenso) e deduce il costo sostenuto in misura parziale con il rischio di subire la descritta doppia limitazione.
A differenti conclusioni si perviene nell’ipotesi in cui si renda applicabile il secondo periodo dello stesso comma 5 dell’articolo 54, secondo cui le spese di vitto ed alloggio sostenute dal professionista sono integralmente deducibili in presenza dei seguenti requisiti:
- sostenimento in esecuzione di uno specifico incarico
- e riaddebito analitico al committente.
In presenza dei descritti requisiti, introdotti dal legislatore nel 2017, le spese in questione non soffrono di alcuna limitazione alla deduzione, ferma restando la rilevanza reddituale delle stesse al momento del riaddebito al committente.
In buona sostanza, i costi risultano del tutto neutri nella determinazione del reddito professionale poiché la spesa sostenuta è pareggiata dal riaddebito eseguito al committente.
Si sottolinea la circostanza che il riaddebito della spesa al committente deve essere già previsto nell’incarico professionale, nel cui contesto sarà necessario precisare che il professionista riaddebita analiticamente al committente le spese per vitto e alloggio sostenute in esecuzione del mandato professionale (unitamente a quelle di trasporto per le quali non operano in alcun caso le limitazioni alla deduzione).
È opportuno evidenziare che restano ferme le limitazioni laddove la spesa per vitto ed alloggio sia qualificata come spesa di rappresentanza, poiché in tale ipotesi resta applicabile sia la limitazione assoluta del 75%, sia quella specifica prevista per le spese di rappresentanza, pari all’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta (nonché l’indetraibilità oggettiva dell’Iva).
Un’ulteriore situazione di “neutralità” si realizza anche qualora le spese siano sostenute direttamente dal committente a favore del professionista che effettua la prestazione.
In tal caso, è previsto che tutte le spese relative all’incarico eseguito dal lavoratore autonomo sostenute direttamente dal committente sono estranee nella determinazione del reddito di lavoro autonomo.
Va rilevato che l’esclusione comprende non solo le spese di vitto e alloggio, ma anche le spese di viaggio (spesso acquistate direttamente dal committente), le quali possono essere escluse dal reddito unitamente a quelle spese di vitto e alloggio.
Quest’ultimo aspetto assume particolare rilievo anche per quanto riguarda gli adempimenti pratici che deve seguire il professionista, poiché tali spese non devono essere riaddebitate in fattura dal lavoratore autonomo e poi dedotte dal suo reddito (e quindi non transitano nella contabilità del professionista), in quanto trattasi di costi sostenuti e dedotti direttamente dal committente.
