Il Tribunale di Cosenza è intervenuto sul tema dei controlli a distanza dei lavoratori in smart working, affrontando in particolare la possibilità di utilizzare un sistema di rilevazione delle presenze che comporti anche la geolocalizzazione del dipendente. La sentenza assume interesse perché distingue il monitoraggio continuativo della posizione del lavoratore dalla rilevazione geografica circoscritta al momento della timbratura o a controlli occasionali.
La controversia nasceva dal provvedimento n. 135 del 13 marzo 2025 con il quale il Garante per la protezione dei dati personali aveva applicato a una pubblica amministrazione una sanzione di 50.000 euro per violazioni di diverse disposizioni del GDPR e del Codice privacy. La vicenda riguardava una dipendente autorizzata al lavoro agile da tre luoghi preventivamente indicati, la cui presenza veniva rilevata attraverso l’applicativo “Time Relax”. A seguito di alcuni controlli era emerso che la lavoratrice si trovava in luoghi diversi da quelli dichiarati ed era stato avviato un procedimento disciplinare, successivamente sospeso.
Il punto centrale della decisione riguarda il concreto funzionamento dello strumento. Time Relax registrava le coordinate geografiche esclusivamente al momento della timbratura in entrata e in uscita. Ulteriori verifiche potevano essere effettuate a campione, previa telefonata al dipendente, invitato a effettuare una doppia timbratura con contestuale geolocalizzazione. Non si trattava, pertanto, di un GPS costantemente attivo: il sistema non effettuava ulteriori rilevazioni durante l’orario di servizio e non operava al di fuori di esso.
Proprio questo elemento porta il Tribunale a discostarsi dalla ricostruzione del Garante. Secondo il giudice, non era stato dimostrato un controllo prolungato, costante e indiscriminato della lavoratrice. Il sistema risultava piuttosto assimilabile a un meccanismo di rilevazione della presenza da remoto, con la peculiarità che alla timbratura era associata un’istantanea localizzazione geografica.
La distinzione è particolarmente importante alla luce dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori. Il comma 2 sottrae alle condizioni previste dal comma 1 gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione e quelli di registrazione degli accessi e delle presenze. Diversa è la situazione degli strumenti che consentono un controllo più penetrante dell’attività lavorativa, come la geolocalizzazione continua, il tracciamento degli spostamenti o il controllo della produttività, per i quali operano le garanzie previste dall’art. 4.
Nel caso esaminato, il Tribunale considera Time Relax uno strumento sostanzialmente vicino a quelli di rilevazione delle presenze, seppure dotato di caratteristiche ulteriori tali da giustificare l’adozione delle garanzie previste dal comma 1 dell’art. 4. Il criterio da utilizzare non è infatti la denominazione dello strumento tecnologico, ma il suo effettivo funzionamento e la concreta capacità di controllo. La possibilità astratta di effettuare un monitoraggio invasivo non equivale all’effettivo utilizzo dello strumento con tali modalità.
Un ulteriore profilo riguarda la natura stessa dello smart working. Il Tribunale non condivide l’impostazione secondo cui il lavoro agile, in quanto caratterizzato da flessibilità e orientamento al risultato, sarebbe di per sé incompatibile con forme di controllo dell’orario o del luogo della prestazione. L’art. 18 della L. 81/2017 lascia infatti all’accordo tra le parti un ruolo centrale nella definizione delle modalità di esecuzione del rapporto, mentre l’art. 21 stabilisce espressamente che l’accordo individuale disciplini l’esercizio del potere di controllo sulla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto dell’art. 4 dello Statuto.
Sul piano operativo, la decisione evidenzia quindi che lavoro agile e controllo datoriale non sono concetti necessariamente incompatibili. Ciò che assume rilievo è la proporzionalità dello strumento rispetto alla finalità perseguita e, soprattutto, l’assenza di un monitoraggio generalizzato della vita e degli spostamenti del dipendente.
Particolare attenzione viene dedicata anche alle garanzie sindacali e all’informazione del lavoratore. Nel caso concreto le modalità di attuazione del lavoro agile e il funzionamento dell’applicativo erano stati oggetto di atti e incontri sindacali, mentre ai dipendenti erano state fornite indicazioni sul sistema di rilevazione, sulla geolocalizzazione occasionale e sui controlli a campione. Il Tribunale ritiene quindi soddisfatto anche il requisito dell’adeguata informazione previsto dall’art. 4, comma 3, dello Statuto dei lavoratori.
Anche sotto il profilo della minimizzazione dei dati, il giudice valorizza la circostanza che la posizione geografica fosse rilevata esclusivamente al momento della timbratura o del controllo a campione. La valutazione sulla liceità non può quindi fondarsi soltanto sulle potenzialità tecnologiche dell’applicativo, ma deve considerare come lo strumento sia stato concretamente configurato e utilizzato.
La pronuncia offre, in definitiva, un’indicazione di particolare interesse nella gestione dello smart working: la geolocalizzazione non è necessariamente vietata, ma la sua legittimità dipende dalle modalità concrete del controllo, dalla finalità perseguita, dalle garanzie adottate e dall’adeguata informazione resa al lavoratore. Resta quindi netta la differenza tra una localizzazione puntuale funzionale alla rilevazione della presenza e un controllo continuativo degli spostamenti, decisamente più invasivo.
Sulla base di tali considerazioni, il Tribunale ha accolto il ricorso, annullato l’ordinanza-ingiunzione del Garante e dichiarato invalida la conseguente cartella di pagamento, condannando il Garante alla rifusione delle spese di giudizio.
