Il Ministero del Lavoro, con risposta a interpello n. 2 del 30 settembre 2026, ha offerto chiarimenti in relazione a 2 quesiti sulla possibilità di assolvere, mediante strumenti digitali, gli obblighi documentali connessi all’instaurazione del rapporto di lavoro:
- se gli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte dello stesso possano essere assolti mediante messa a disposizione in un’area
riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato; - se la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti, previa identificazione elettronica del dichiarante e nel rispetto della disciplina di cui al D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
Il Ministero conferma un orientamento favorevole alla digitalizzazione degli adempimenti, purché siano rispettate le disposizioni contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), nel Regolamento europeo eIDAS e nelle Linee guida AgID in materia di documenti informatici.
Il primo principio affermato riguarda i documenti che il datore di lavoro è tenuto a consegnare al dipendente senza necessità di acquisire una dichiarazione da parte di quest’ultimo, quali lettere informative, comunicazioni aziendali, regolamenti interni, informative privacy, documentazione organizzativa o altri atti per i quali la legge richiede esclusivamente la consegna o la messa a disposizione. Per tali documenti il Ministero ritiene legittimo l’utilizzo di piattaforme informatiche accessibili mediante credenziali individuali, confermando ed estendendo i principi già espressi nei precedenti interpelli n. 1/2008 e n. 13/2012.
Ne consegue che la pubblicazione del documento in un’area riservata può equivalere alla consegna, purché il sistema adottato garantisca specifici requisiti di affidabilità.
In particolare, il datore di lavoro deve poter dimostrare l’identificazione certa del soggetto che accede alla piattaforma, la sicurezza del sistema di autenticazione, la disponibilità permanente del documento, la possibilità per il lavoratore di visualizzarlo, scaricarlo e conservarlo, nonché l’integrità del contenuto nel tempo. Particolare rilievo assume il requisito della tracciabilità, poiché il sistema deve consentire di documentare almeno la data di messa a disposizione del documento e, ove previsto dal processo aziendale, la data e l’ora della presa visione.
Sotto il profilo ispettivo, questo aspetto rappresenta uno degli elementi più rilevanti, poiché la corretta conservazione dei log informatici costituisce la prova dell’avvenuto adempimento.
Il Ministero precisa, inoltre, che una singola operazione di consultazione può riguardare più documenti contemporaneamente, a condizione che il sistema sia in grado di associare a ciascun documento le relative evidenze cronologiche in modo autonomo e verificabile.
Diversa è, invece, la disciplina applicabile quando il documento contiene una dichiarazione proveniente dal lavoratore. In tali ipotesi non è sufficiente dimostrare l’accesso alla piattaforma o l’identificazione dell’utente, poiché occorre garantire anche la validità giuridica della sottoscrizione elettronica. Il Ministero evidenzia, infatti, che l’identificazione informatica del soggetto, realizzata ad esempio tramite SPID o CIE, non coincide con la sottoscrizione del documento e non è di per sé idonea ad attribuire efficacia probatoria alla dichiarazione resa. Pertanto, tutti gli atti che richiedono una manifestazione di volontà, un consenso, una presa d’atto o una dichiarazione del dipendente devono essere sottoscritti mediante strumenti conformi alle previsioni dell’articolo 20, CAD, oppure essere formati attraverso processi che assicurino in modo certo l’imputabilità della dichiarazione al soggetto autore. Operativamente, ciò significa che il datore di lavoro dovrà utilizzare firme elettroniche avanzate, firme elettroniche qualificate o firme digitali, ovvero sistemi informatici che garantiscano identificazione, autenticazione, integrità, immodificabilità e riconducibilità univoca dell’operazione al lavoratore. Tra le soluzioni ritenute compatibili rientrano i sistemi di firma elettronica avanzata basati su una preventiva identificazione dell’utente e sulla successiva conferma dell’operazione mediante un fattore di autenticazione sotto il controllo esclusivo del firmatario, come ad esempio OTP, token o analoghi strumenti di sicurezza. In tali casi assume particolare importanza il ruolo del soggetto che eroga il servizio di firma, il quale deve rispettare tutti gli obblighi tecnici e organizzativi previsti dalla normativa di settore, compresa la conservazione delle evidenze informatiche e la possibilità di ricostruire l’intero processo di sottoscrizione.
Un ulteriore chiarimento di interesse operativo riguarda l’articolo 65, CAD. Il Ministero esclude che tale disposizione possa essere utilizzata per attribuire validità alle dichiarazioni rese dal lavoratore nei confronti del datore di lavoro privato, poiché la norma si applica esclusivamente ai rapporti con le Pubbliche Amministrazioni e con i gestori di pubblici servizi. Ne deriva che le semplificazioni previste da tale disposizione non possono essere estese ai rapporti di lavoro privati.
