Il controllo di gestione nello studio: ottimizzare le ore produttive
Negli studi professionali, la risorsa più preziosa e, al contempo, più difficile da monitorare è il tempo. Spesso i professionisti si trovano a fine mese con la percezione di aver lavorato a ritmi serrati, senza tuttavia riscontrare una corrispondente crescita della redditività complessiva dello studio.
Per superare questa dicotomia, è importante introdurre metriche precise, capaci di trasformare le ore lavorate in dati economici che guidano lo studio verso scelte strategiche consapevoli. Il punto di partenza imprescindibile di questo percorso risiede nella corretta classificazione del tempo, distinguendo tra le attività che generano valore diretto per il cliente e quelle che sostengono la struttura organizzativa.
Il concetto di chargeability: KPI per lo studio professionale
Per impostare un efficace controllo della produttività dello studio, è necessario introdurre e comprendere il concetto di chargeability, un indicatore che rappresenta la percentuale di ore produttive rispetto alle ore lavorate da ogni risorsa in un dato periodo di tempo.
Nel processo di analisi degli studi professionali, è fondamentale considerare che non tutte le ore lavorate contribuiscono a generare ricavi. Le ore lavorate vengono infatti classificate in: ore produttive, dedicate ai clienti, e ore improduttive, non dedicate ai clienti.
Esiste una quota parte di ore improduttive nelle agende di ogni risorsa in studio. Rientrano in questo perimetro attività come le riunioni interne di coordinamento, la formazione di nuove risorse, l’aggiornamento professionale continuo, nonché tutti i processi amministrativi, direzionali e di segreteria, oltre alle pause.
Tali attività “improduttive” risultano fisiologiche e necessarie per la corretta erogazione dei servizi professionali, ma diventa necessario monitorarle costantemente al fine di evitare un eccessivo tempo dedicato a queste attività sul totale delle ore lavorate: scenario che decreterebbe una pericolosa perdita di efficienza e un elevato costo dei processi interni, non sempre economicamente sostenibile per lo studio.
Senza la misurazione della chargeability, qualsiasi tentativo di calcolare il costo orario delle risorse ignorerebbe una componente fondamentale: il costo delle ore improduttive, generando dati fuorvianti per le decisioni strategiche da adottare.
Il ruolo del timesheet e la gestione del tempo
Per distinguere con precisione le ore dedicate ai clienti (produttive) da quelle dedicate alle attività interne (improduttive), è indispensabile avvalersi di un timesheet, ovvero un sistema di rilevazione e monitoraggio delle ore di lavoro.
Molti professionisti associano ancora questo strumento a un mero controllo ispettivo sui collaboratori, ma la realtà consulenziale dimostra il contrario: il timesheet è uno strumento di tutela della redditività dello studio e delle risorse che vi operano.
Calcolo delle ore produttive e confronto con il mercato
La chargeability esprime il rapporto tra le ore operative (impiegate su clienti/commesse) e le ore totali lavorate in studio.
Se, ad esempio, un collaboratore full-time lavora 160 ore in un mese e ne imputa 120 ai clienti, la sua chargeability sarà del 75%. Le restanti 40 ore improduttive rappresentano un costo di improduttività.
Per visualizzare chiaramente questo indicatore, è consigliabile mappare il profilo di ogni risorsa attraverso una matrice di confronto immediata:
| Ore lavorabili | Ore produttive | Ore improduttive | Chargeability | |
| Risorsa A | 160 | 120 | 40 | 75% |
| Risorsa B | 160 | 80 | 80 | 50% |
| Risorsa C | 100 | 70 | 30 | 70% |
| TOTALI | 420 | 270 | 150 | 65% |
Sulla base di questi dati, l’analisi permette di verificare l’efficienza dei collaboratori in studio, confrontandola sia con gli obiettivi interni sia con i benchmark di mercato.
BDM Associati ha elaborato un dato medio di settore analizzando le performance di migliaia di studi professionali, attestando l’operatività media intorno al 70%. Questo confronto con il mercato non è un mero esercizio, ma un vero e proprio indicatore dello stato di salute dello studio.
Se lo studio registra una chargeability mediamente inferiore al 70%, significa che una quota eccessiva di tempo viene assorbita da attività interne non remunerate, erodendo i margini e aumentando il costo orario delle risorse.
Al contrario, un valore in linea o superiore al benchmark attesta un’organizzazione fluida, capace di valorizzare il proprio potenziale e di trasformare il tempo dei professionisti in valore economico tangibile e difendibile sul mercato.
L’impatto strategico della Chargeability
Analizzando la chargeability complessiva si intercettano con precisione le ore operative dedicate ai clienti, un dato strategico per lo studio professionale:
- allocazione dei costi: le ore operative costituiscono la base di calcolo su cui ribaltare i costi di struttura;
- evidenziazione delle inefficienze: fa emergere le ore improduttive e le inefficienze nascoste della struttura;
- determinazione della tariffa media oraria: grazie al rapporto tra i ricavi professionali e le ore operative annuali;
- definizione del potenziale di fatturato: ovvero il bacino di ore che genera i ricavi effettivi dello studio.
Non calcolare questi importanti KPI dello studio professionale crea una pericolosa asimmetria tra la percezione del lavoro svolto e i risultati economici effettivi. Molti studi, infatti, registrano fatturati importanti ma utili insoddisfacenti, perché ignorano quanta parte del tempo dei collaboratori venga assorbita da attività non fatturabili o da inefficienze procedurali.
Solo attraverso il monitoraggio e la classificazione delle ore produttive e improduttive è possibile misurare l’operatività dello studio in modo oggettivo, identificare i colli di bottiglia organizzativi, capire quali servizi o clienti stanno erodendo i margini e strutturare un modello di business realmente redditizio.
In questo modo, lo studio può uscire dalla logica dell’intuizione e ancorare la propria crescita a dati economici certi e misurabili.
