E’ inutile che siate gelosi. Non sono soltanto gli appartenenti alle professioni tecniche a gestire progetti. In realtà qualunque professionista debba affrontare un caso nuovo o complesso deve di fatto affrontare un’attenta attività di pianificazione e successivamente di esecuzione di una serie di azioni correlate e coordinate tra loro. Non è un caso che nelle operazioni straordinarie aziendali più complesse si parli, ad esempio, di vera e propria ingegneria finanziaria. Lo stesso accade quando il medico deve definire un nuovo intervento chirurgico, con la predisposizione di un protocollo clinico per eseguirlo e poi terapeutico per la gestione del decorso post-operatorio. Anche l’avvocato che sceglie una strategia difensiva di fatto progetta, in quanto anticipa concettualmente una serie di attività che si svolgeranno nel futuro ipotizzando le contromosse dell’avversario. Idem per il consulente del lavoro che studia una ristrutturazione aziendale. Nell’ambito della consulenza aziendale anche l’implementazione di nuove metodologie organizzative o la messa a punto ed esecuzione di una piano di marketing possono essere considerate un progetto.
L’attività di progettazione deve essere appropriatamente pianificata e gestita. Lo capiamo intuitivamente, che se il progetto non c’è o qualcuno ha sbagliato i calcoli o non ha tenuto conto di tutte le esigenze poi la casa crolla, l’auto si guasta e così via.
Notiamo immediatamente che ci sono alcune regolarità tra “famiglie” di progetti. La progettazione di un edificio ha diversi elementi in comune con quella di altri immobili. In altre parole, i passi da seguire nella progettazione di ogni edificio civile saranno molto simili. Parliamo in questi casi di una cornice di progettazione. Può essere utile rivedere per esempio la cornice che descrive le fasi tipiche della progettazione di un intervento di consulenza complessa giuridico-economica, come una operazione straordinaria
In prima battuta andranno ascoltate le esigenze del cliente, esplicite e implicite. Andranno verificati i vincoli normativi e di prassi cogenti e verificato se sono compatibili tra loro. Si tratta dei cosiddetti requisiti di input del progetto. Se i requisiti di input sono incompatibili tra loro il progetto non potrà essere realizzato. Ad esempio un cliente che vuole minimizzare il carico fiscale e il rischio di accertamento potrebbe in realtà presentarci obiettivi tra loro incompatibili.
Seguirà una fase di ideazione e progettazione di massima, e ove possibile saranno poste all’attenzione del cliente più alternative.
Una volta scelta l’alternativa da sviluppare occorrerà definirla in tutte le sue parti, assegnando le responsabilità e i tempi di esecuzione. Per gli ingegneri l’output di questa fase è il progetto esecutivo, accompagnato dal capitolato dei lavori. Per i commercialisti, gli avvocati, i notai e i consulenti del lavoro impegnati in una operazione straordinaria invece sarà un elenco di attività nel quale dovranno essere declinati tutti gli adempimenti prodromici e susseguenti all’operazione straordinaria in questione. Se abbiamo scelto la cessione di azienda oltre a stabilire chi fa la situazione contabile, chi fa la perizia di valutazione, chi predispone l’atto di cessione, occorrerà segnalarlo anticipatamente ai sindacati, ma anche coordinare l’intervento dei vari professionisti che dovranno eseguire ad esempio la comunicazione unica al Registro delle Imprese con finalità IVA, INPS, INAIL, provvedere alla volturazione delle licenze e delle concessioni, ai passaggi di proprietà di immobili e autoveicoli, agli adempimenti e segnalazioni in materia di sicurezza sul lavoro e di privacy, ad altri adempimenti di natura settoriale. E qui, in assenza di progettazione, tende a sfuggire sempre qualcosa.
Progettare significa quindi limitare il rischio che un adempimento non venga svolto o venga duplicato, o venga svolto in ritardo. Significa anche chiarire chi risponde per l’esecuzione delle singole attività. Quante volte un operazione straordinaria è stata posticipata di un anno per l’impossibilità di ottenere tempestivamente una situazione contabile aggiornata da parte del cliente?
A questo punto, definito analiticamente chi fa cosa e quando, le varie attività potranno essere realizzate. E qui il professionista, o un suo collaboratore, si trasforma da ideatore a direttore dei lavori.
Ci potranno naturalmente essere variazioni sia in corso di progettazione che in corso d’opera. Pensiamo a cosa succede ogni volta che c’è una operazione straordinaria e si va dal notaio, è impossibile che il notaio non chieda qualche aggiustamento. Oppure quello che succede quando il cliente cambia idea il giorno dell’atto. In tutti questi casi, le buone prassi di progettazione ci impongono di riconsiderare tutte le conseguenze che a cascata si creano quando cambiamo un fattore. Invece a volte, nel trambusto della riunione e nella concitazione del momento, sovente acconsentiamo a fare cose delle cui conseguenze ci accorgiamo solo dopo che la frittata è ormai fatta.
Per maggiori approfondimenti si veda il mio articolo “Il project management nello studio professionale”, pubblicato su Vision Pro 1-2013.
