Dopo il 20 aprile 2026, il collegamento POS-RT entra nella fase ordinaria: non è automatico e deve essere aggiornato manualmente sul portale “Fatture e Corrispettivi” in caso di attivazioni, sostituzioni o dismissioni. Il collegamento è solo logico e ogni variazione (nuovi dispositivi o cessazioni) va registrata entro la finestra prevista, per mantenere allineati i dati con la reale operatività. Il mancato aggiornamento espone a sanzioni fino a 4.000 euro e, nei casi più gravi, alla sospensione dell’attività.
Dopo la scadenza del 20 aprile 2026, relativa al “primo collegamento”, la disciplina riguardante il collegamento POS-RT non si conclude definitivamente, ma entra nella sua fase ordinaria. Da questo momento, infatti, diventa necessario verificare periodicamente i dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate. Se durante la fase transitoria l’obiettivo era fornire una fotografia della situazione iniziale, ora risulta fondamentale mantenere costantemente aggiornato il sistema digitale ogni volta che un componente hardware, quale il Registratore Telematico (RT) o il terminale di pagamento (POS), viene sostituito o dismesso. Si precisa che il collegamento tra POS e RT è di natura logica e non comporta connessioni fisiche tramite cavi o modifiche dirette all’hardware. Tale collegamento si realizza mediante la registrazione sul portale “Fatture e Corrispettivi” e non viene aggiornato automaticamente in caso di variazioni; pertanto, è richiesta un’apposita operazione da parte del soggetto interessato. In sintesi, l’aggiornamento dei collegamenti è necessario nei seguenti casi:
- collegamento di un POS già in uso a un altro RT, già in uso;
- attivazione di un nuovo RT, che viene collegato a uno o più POS già in uso;
- attivazione di un nuovo POS, che viene collegato a uno o più RT già in uso;
- dismissione di un POS o di un RT.
La procedura nel caso di sostituzione dell’RT
Se viene dismesso il Registratore Telematico (RT), il vecchio collegamento non si considera automaticamente cessato, anche se sul piano sostanziale quel rapporto non ha più utilità pratica. Le indicazioni operative richiedono comunque di aggiornare i collegamenti registrati, eliminando quello riferito al Registratore non più attivo e, se il POS continua a essere utilizzato, associandolo al nuovo RT che certifica i corrispettivi. In altri termini, la dismissione dell’RT non chiude automaticamente la posizione nel portale, ma chi gestisce l’adempimento deve allineare manualmente la mappa dei collegamenti per evitare che nel sistema resti una rappresentazione superata e non veritiera dell’esercizio commerciale. La prassi corretta prevede, infatti, un intervento esplicito attraverso il quale si deve entrare nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, eliminare il collegamento riferito alla matricola del vecchio RT dismesso e registrarne uno nuovo con i dati della cassa attuale. È fondamentale verificare che la situazione sul portale sia perfettamente allineata con quello che accade nel punto vendita per evitare disallineamenti nei flussi.
I casi più insidiosi
Dopo il 20 aprile 2026, l’attenzione tende a spostarsi dal primo censimento in senso stretto alle situazioni in cui la fotografia di gennaio deve essere coordinata con eventi intervenuti successivamente, come la sostituzione del registratore, la dismissione avvenuta prima dell’attivazione del servizio web o la mancata visibilità del nuovo RT nel portale. In questa fase, quindi, i casi riferiti ai dispositivi già rilevanti per la comunicazione iniziale restano utili soprattutto come chiave di lettura per comprendere il trattamento delle variazioni che producono effetti nell’operatività corrente. Il caso, ad esempio, del registratore attivo nel mese di gennaio e successivamente dismesso conserva interesse soprattutto sotto questo profilo. Se il dispositivo era operativo a gennaio 2026, la sua rilevanza rientrava nel primo censimento, poiché la comunicazione iniziale era chiamata a rappresentare la situazione effettivamente verificatasi in quel mese. Se, però, la sostituzione è intervenuta dal 1° febbraio, il tema non si esaurisce nella prima comunicazione, ma richiede un passaggio ulteriore. Dopo avere rappresentato l’assetto di gennaio, occorre infatti aggiornare il collegamento con il nuovo RT secondo le regole ordinarie previste per le variazioni successive. È qui che il caso mantiene una concreta attualità, dato che l’attenzione si sposta dal registratore cessato al nuovo apparecchio, che dovrà essere associato ai POS già in uso nella finestra temporale dal sesto giorno del secondo mese successivo alla variazione fino all’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
Piuttosto delicata è anche l’ipotesi del Registratore Telematico dismesso prima del 5 marzo 2026, cioè prima che fosse resa disponibile la procedura web di collegamento. In una situazione del genere, la difficoltà nasce dal fatto che, al momento della dismissione, l’esercente non disponeva ancora dello strumento operativo necessario per registrare l’associazione tra POS e RT. Per questa ragione, se il vecchio Registratore non è più visibile nella procedura o non è più nella disponibilità del contribuente, appare ragionevole non ricostruire ex post un collegamento che, in concreto, non risulta più praticabile. L’approccio più equilibrato sembra allora quello di collegare il POS al nuovo RT effettivamente in uso e, per il periodo precedente, curare con particolare attenzione la tracciabilità documentale. In termini operativi, ciò significa conservare in modo ordinato la documentazione relativa alla dismissione del vecchio apparecchio, alla data di attivazione del nuovo RT, al contratto di convenzionamento del POS, ai report dell’Acquirer, alle chiusure giornaliere e ai corrispettivi trasmessi fino all’ultimo giorno di utilizzo del registratore cessato.
Un’ultima situazione che può creare incertezza è quella del nuovo Registratore Telematico che, pur essendo stato attivato, non compare ancora tra i dispositivi selezionabili nella procedura di collegamento POS-RT. Anche in questo caso, può essere utile ricordare che l’attivazione di un nuovo RT da associare a POS già in uso rientra tra le variazioni da gestire nella finestra temporale ordinaria che prevede il termine fissato fra il sesto e l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo. Di conseguenza, se il nuovo apparecchio è stato attivato ad aprile 2026, la relativa gestione procedurale diventa operativa dal 6 al 30 giugno 2026, e la sua mancata immediata visibilità tra i dispositivi collegabili può risultare coerente con la scansione temporale prevista dal sistema.
Come muoversi oggi
Dopo il primo termine transitorio, la gestione corretta delle dismissioni richiede un metodo semplice ma rigoroso: verificare quali POS e quali RT risultavano rilevanti nel censimento iniziale, individuare le variazioni intervenute dopo gennaio 2026 e aggiornare i collegamenti nella finestra temporale prevista per le variazioni a regime. Le FAQ dell’Agenzia precisano infatti che, per le variazioni successive o per l’attivazione di nuovi strumenti dopo il 31 gennaio 2026, la registrazione deve essere effettuata dal sesto giorno del secondo mese successivo a quello della variazione e fino all’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Ad esempio, se un esercente sostituisce il proprio Registratore Telematico nel mese di giugno 2026, avrà tempo dal 6 al 31 agosto 2026 per aggiornare i collegamenti sul sito dell’Agenzia delle Entrate. La regola pratica prevede che quando un POS o un RT vengono dismessi, non bisogna fermarsi alla constatazione materiale che il dispositivo non c’è più, ma domandarsi se il portale rappresenti ancora fedelmente la situazione dell’esercizio commerciale e, in caso negativo, effettuare manualmente le opportune variazioni.
La dismissione del POS
Quando viene dismesso un POS, l’errore più comune è pensare che basti smettere di utilizzarlo perché il collegamento con il Registratore Telematico si consideri chiuso anche sul piano amministrativo.
In realtà non funziona in questo modo, ma il collegamento POS-RT è un dato logico registrato nel portale “Fatture e Corrispettivi” e, proprio per questo, continua a risultare nei sistemi finché non viene aggiornato manualmente con un intervento espresso. Da qui discende una conseguenza pratica molto importante.
Se il POS era tra quelli utilizzati nel mese di gennaio 2026, non può essere semplicemente ignorato solo perché, nel frattempo, è stato restituito, sostituito o dismesso. Se era presente nella prima rilevazione, andava inserito nell’indagine iniziale; successivamente, l’uscita doveva essere registrata aggiornando il collegamento nella procedura.
Sul piano operativo, la sequenza corretta è lineare e va rispettata con precisione. Prima occorre eliminare il collegamento tra quel POS e il Registratore Telematico, indicando la data dalla quale il terminale non è più utilizzato. Successivamente, se il dispositivo è stato restituito all’Acquirer o non deve più comparire tra quelli disponibili, è necessario spostarsi nella funzione denominata “POS non collegati” e cliccare su “Chiusura” in modo da far uscire il terminale dall’elenco dei dispositivi collegabili. Questo secondo passaggio non è un mero dettaglio, ma serve a evitare che il sistema continui a proporre come attivo un POS che, nella realtà aziendale, non esiste più. Tale funzione è utilizzabile anche quando nell’elenco dei POS associabili vengono visualizzati terminali non in possesso dell’esercente o utilizzati esclusivamente per attività esenti come, ad esempio, la vendita di soli tabacchi o carburanti, per escluderli in modo definitivo dai flussi di controllo.
La questione si complica quando la dismissione del vecchio POS coincide con l’attivazione di un nuovo terminale. In questo caso, non è sufficiente collegare il nuovo dispositivo, ma bisogna anche chiudere correttamente la posizione del vecchio, altrimenti la mappa dei collegamenti resta incoerente e il portale continua a rappresentare una situazione superata.
Nei chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate emerge che, per le sostituzioni intervenute dopo gennaio 2026, la logica prevede che prima si tiene memoria del POS rilevante per il censimento iniziale, poi si gestisce la variazione scollegando il vecchio terminale e collegando quello nuovo nella finestra temporale prevista a regime. Un’ulteriore situazione da considerare è quella in cui un POS non compare nell’elenco, richiedendo così che venga aggiunto manualmente. Sebbene la lista venga predisposta dall’Agenzia delle Entrate utilizzando i dati forniti dalle banche (Acquirer), può succedere che un dispositivo nuovo non sia ancora presente. In tal caso, è possibile effettuare l’inserimento manuale. Per farlo, il soggetto ha bisogno di quattro dati fondamentali che trovi nel contratto o sull’estratto conto del terminale:
- il Terminal ID (la matricola hardware del POS);
- il Codice Fiscale e la Denominazione dell’Acquirer (la banca o l’istituto che ti fornisce il servizio);
- il Numero del contratto di convenzionamento.
Si ricorda che il sistema considera “POS fisici” non soltanto i tradizionali terminali da banco, ma anche i SoftPOS, ovvero le applicazioni installate su smartphone o tablet. I POS virtuali (per l’e-commerce), invece, non richiedono il Terminal ID, ma solo i dati dell’operatore finanziario. Infine, è importante osservare con cautela la funzione di esclusione definitiva del dispositivo che è contrassegnata dal “lucchetto” e ha natura irreversibile. Se si cessa il POS la riga a esso riferita non sarà più visibile e sarà necessario ricaricare manualmente tutti i suoi dati. Tale funzione, quindi, deve essere utilizzata solo quando cessazione del rapporto con il POS è effettiva e definitiva.
Perché è importante non ignorare questi passaggi
A seguito del superamento della fase transitoria conclusasi il 20 aprile 2026, l’integrazione tra gli strumenti di pagamento elettronico (POS) e i dispositivi di memorizzazione dei corrispettivi (Registratori Telematici – RT) è entrata nella sua piena operatività ordinaria. In questo contesto, ogni modifica relativa alla dotazione hardware dell’esercente, sia essa una dismissione definitiva o una sostituzione tecnica, richiede una gestione amministrativa puntuale sul portale “Fatture e Corrispettivi”, al fine di mantenere allineata la “fotografia” dei dispositivi dichiarati con l’effettiva operatività aziendale L’integrazione prevista dalla normativa non consiste in un cablaggio fisico tra i dispositivi, bensì in un abbinamento logico di tipo amministrativo registrato nei sistemi dell’Agenzia delle Entrate. Ne consegue che il semplice spegnimento o la restituzione di un apparecchio non comporta la cessazione automatica del collegamento a sistema, poiché il legame tra POS e RT è un dato “dichiarato”, esso rimane valido ed efficace per l’Amministrazione finanziaria fino a quando l’operatore non interviene esplicitamente per modificarlo o revocarlo tramite le apposite funzionalità web. Il mancato aggiornamento dei collegamenti o l’omesso censimento di un dispositivo attivo espongono l’esercente a rischi sanzionatori rilevanti. La sanzione amministrativa prevista varia da 1.000 a 4.000 euro per ogni violazione. Oltre alla sanzione pecuniaria, nei casi di recidiva o di plurime violazioni, può essere disposta la sospensione dell’attività per un periodo che può estendersi, nei casi più gravi, fino a 6 mesi. La corretta gestione delle dismissioni di RT e POS rappresenta, pertanto, un requisito essenziale per la conformità fiscale e la tutela della continuità operativa aziendale.
