Il rischio di credito e le frizioni organizzative

La gestione delle parcelle insolute rappresenta una delle insidie più rilevanti per la liquidità e la sostenibilità economica dello studio legale. Con il termine “insoluto” si identificano tutte le prestazioni o le spese anticipate non saldate dall’assistito entro i termini stabiliti.

Troppo spesso i professionisti rinviano il momento del sollecito, frenati da ostacoli come la mancanza di tempo, il timore di compromettere il rapporto fiduciario o la speranza che il cliente provveda spontaneamente al pagamento. Giustificazioni quali “è un cliente storico”, “è in difficoltà” oppure “promette di saldare a breve” portano lo studio a mantenere aperte posizioni trascurate che generano margini negativi e compromettono la stabilità finanziaria dell’organizzazione.

A ciò si aggiunge il forte impatto dell’obbligo di diligenza professionale: l’avvocato investito di un incarico non può interrompere improvvisamente la tutela del cliente senza le necessarie garanzie. Il timore di possibili contestazioni o responsabilità induce molti studi a dedicare centinaia di ore lavorative ogni anno ad assistiti morosi da mesi, se non addirittura da anni.

Prevenzione: il valore della prestazione professionale

Il recupero crediti più efficace è quello che si evita, attraverso una corretta educazione della clientela e una rigorosa organizzazione interna.

• Selezione e analisi della solvibilità: valutare preventivamente l’affidabilità del cliente prima di accettare l’incarico, richiedendo acconti o fondi spese adeguati.
• Trasparenza contrattuale: redigere lettere di incarico dettagliate che definiscano con chiarezza termini di pagamento, modalità di fatturazione e relative scadenze.
• Comunicare il valore della prestazione: molti ritardi derivano da una scarsa comprensione del lavoro svolto. Spiegare al cliente la complessità e l’impatto delle attività giudiziali o stragiudiziali aumenta la percezione del valore del servizio e lo incentiva a rispettare gli impegni assunti.
• Monitoraggio con strumenti gestionali: l’integrazione di sistemi di controllo di gestione e CRM consente di monitorare tempestivamente la puntualità dei pagamenti, individuando fin da subito le posizioni a rischio.

Procedurizzare il recupero: il trigger e i solleciti

Per eliminare l’imbarazzo personale nella richiesta dei compensi, l’attività di recupero deve essere completamente procedurizzata. Il processo deve attivarsi automaticamente al verificarsi di una precisa condizione d’innesco (trigger), ad esempio: “trascorsi 5 giorni lavorativi dalla scadenza della notula senza riscontro dell’accredito”.

La procedura si articola in passaggi ben definiti.

1. Primo sollecito (promemoria bonario)
Inviato dopo 5 giorni dalla scadenza, ha la funzione di promemoria formale e comunica al cliente che lo studio monitora con attenzione i propri flussi di incasso.

2. Secondo sollecito (comunicazione formale)
Dopo ulteriori 3-5 giorni lavorativi, viene inviata una PEC formale nella quale si preannunciano la possibile rinuncia al mandato e il blocco dell’avvio di nuove attività, concedendo un termine congruo per regolarizzare la posizione prima della cessazione dell’incarico.

3. Contatto diretto e analisi della posizione
Se il ritardo persiste, è necessario affrontare direttamente la questione. Disporre di un sistema di controllo di gestione che rendiconti le ore dedicate, i costi sostenuti e le attività svolte permette di presentare dati oggettivi, rafforzando la posizione dello studio e rendendo la trattativa più trasparente.

Interruzione dell’incarico e garanzie deontologiche

Quando la negoziazione non conduce a un accordo, il flusso procedurale richiede una scelta chiara tra la ristrutturazione del debito e l’interruzione della collaborazione.

Qualora si opti per la cessazione del rapporto, lo studio deve operare nel pieno rispetto dei principi deontologici. La comunicazione di recesso o di sospensione della prestazione deve concedere all’assistito un congruo preavviso, consentendogli di organizzarsi e nominare un nuovo difensore senza subire pregiudizi nelle scadenze processuali.

Allo stesso modo, costituisce violazione deontologica trattenere la documentazione o i fascicoli del cliente come leva impropria per ottenere il pagamento degli onorari.

Infine, superata la soglia di tolleranza prevista dalla procedura interna, è opportuno affidare la pratica a un professionista terzo specializzato nel recupero crediti. Cambiare interlocutore introduce un elemento di maggiore neutralità che spesso favorisce l’adempimento del debitore, consentendo ai professionisti dello studio di concentrare tempo ed energie sulle attività ordinarie e maggiormente remunerative.

Trasformare la gestione degli insoluti da reazione emotiva a processo organizzativo strutturato è l’unico modo per tutelare l’equilibrio finanziario dello studio. Una selezione attenta della clientela, una comunicazione chiara del valore della prestazione e una procedura di sollecito rigorosa consentono di coniugare il rispetto della deontologia con la salvaguardia della stabilità economica della struttura.