UIF: in arrivo le nuove istruzioni delle Segnalazioni di Operazioni Sospette

Il soggetto segnalante deve essere in grado di contestualizzare, valutare e motivare il sospetto e non solo evidenziare la presenza di anomalie.

La Segnalazione di Operazione Sospetta (SOS) non rappresenta una «notizia di reato». Essa è «uno spunto per le indagini, un’informativa che merita approfondimento da parte degli Organi inquirenti».

Le SOS hanno quale destinatario unico e diretto l’Unità di Informazione Finanziaria alla quale la Legge assegna il compito di svolgerne l’analisi e l’approfondimento dal punto di vista finanziario e di trasmetterle ai competenti organi investigativi (Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza e Direzione Investigativa Antimafia).

Ritornando alle istruzioni SOS della UIF, vediamo ora i principali contenuti del Provvedimento.

In primis, viene evidenziato che la segnalazione di operazioni sospette rappresenta l’esito di un processo valutativo condotto a partire dall’individuazione di anomalie, soggettive e oggettive, che i destinatari analizzano al fine di decidere se si configuri il sospetto.

Altro aspetto rilevante è che i destinatari «devono essere sempre in grado di dimostrare lo svolgimento di tale processo valutativo», garantendo tempestività, completezza e chiarezza verificando l’attendibilità delle informazioni e conservando traccia delle attività di valutazione svolte.

Tale processo valutativo presuppone l’assenza di automatismi e di approcci cautelativi (ad esempio «fondati sul mero superamento di soglie quantitative minime o sulla ricezione di richieste di informazioni o di controlli da parte delle autorità»).

Le Istruzioni sollecitano l’acquisizione di piena consapevolezza dei ruoli e dei compiti dei destinatari, della necessità di svolgere specifiche valutazioni e di adottare corrette modalità di segnalazione.

Tutte le informazioni inerenti alle SOS (contenuto, soggetti coinvolti, invio della segnalazione, interlocuzioni e flussi informativi di ritorno) sono soggette al regime di riservatezza rafforzato previsto dalla normativa.

A tal proposito, il Quaderno n. 30 evidenzia come la Legge ne detti un “rigoroso regime” per cui anche l’Autorità giudiziaria è tenuta ad assicurare che l’invio e il contenuto della SOS, nonché l’identità del segnalante siano mantenuti riservati.

I dati identificativi del segnalante non possono essere inseriti nel fascicolo del Pubblico Ministero (PM) e nemmeno in quello del dibattimento.

Oltre a quanto appena sopra, viene previsto come i dati identificativi non possano essere rivelati, salvo che ciò risulti indispensabile ai fini dell’accertamento dei reati per i quali si procede. In tal caso, l’Autorità giudiziaria provvede con Decreto motivato adottando tutte le cautele necessarie.

Nella Prima Parte delle “nuove” istruzioni SOS sono delineati i principi e le regole generali da osservare nella c.d. collaborazione attiva.

Sono previste specifiche disposizioni relative alle fasi di:

1. individuazione delle anomalie, mediante la comprensione di tutto il patrimonio informativo a disposizione, oltre che l’esame della operatività complessiva dei soggetti con cui si intrattengono rapporti continuativi;
2. esame delle anomalie, attraverso un vaglio preliminare seguito dal processo di valutazione finalizzato a stabilire se ricorrono i presupposti per l’invio di una SOS; e
3. segnalazione delle operazioni sospette, alla cui base devono essere posti dati, informazioni e documenti pertinenti in relazione al sospetto oltre che chiari, completi, coerenti e aggiornati, con l’inserimento dei motivi del sospetto e le valutazioni effettuate.

La Parte Seconda contiene disposizioni in merito agli adempimenti organizzativi e procedurali strettamente funzionali alle attività relative alle SOS.

Aspetto di particolare novità per i professionisti («non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore») obbligati alla Segnalazione delle Operazioni sospette è la futura introduzione della figura del «Responsabile SOS», sempre che non ci siano indicazioni contrarie dell’ultimo minuto, ripensamenti e/o aggiustamenti richiesti dalle categorie professionali coinvolte.

Si ritiene utile riportare il testo integrale dell’intera Sezione I, della Parte Seconda delle istruzioni, così come pubblicate per la consultazione, per avere il quadro completo del provvedimento.

«Il responsabile SOS coincide con il destinatario [degli obblighi], se quest’ultimo è una persona fisica; altrimenti è il legale rappresentante del medesimo destinatario o un suo delegato.

Nel caso di individuazione di un delegato la nomina deve essere espressa e adeguatamente formalizzata da parte del legale rappresentante, nonché resa nota all’interno della struttura organizzativa e presso la sua eventuale rete distributiva.

Il delegato deve essere in possesso di idonei requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità; al delegato è richiesto di svolgere la propria attività con autonomia di giudizio, disponendo di tempo e di risorse adeguate e nel rigoroso rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dal decreto antiriciclaggio. Il requisito dell’indipendenza e dell’autonomia di giudizio presuppone la necessità di adottare, laddove possibile, misure idonee a prevenire eventuali conflitti di interesse, in particolare nei casi in cui il responsabile SOS intrattenga direttamente i rapporti con i clienti o abbia un ruolo nell’esecuzione dell’operatività dei medesimi.

Il responsabile SOS non può essere un soggetto esterno al destinatario o al suo gruppo di appartenenza. L’incarico può essere affidato al responsabile della funzione antiriciclaggio ove presente. La delega non può essere conferita al responsabile della funzione di revisione interna, ove prevista. Nel rispetto del principio di proporzionalità e laddove sussistano specifiche esigenze il destinatario può nominare più di un delegato. È comunque necessario che tale nomina e le relative motivazioni siano formalizzate dal destinatario [degli obblighi], con l’individuazione dei criteri e dei presidi funzionali ad assicurare il coordinamento e la condivisione delle informazioni necessarie a evitare difetti di collaborazione attiva e fenomeni di deresponsabilizzazione.

I professionisti che esercitano l’attività in forma associata o societaria possono decidere di nominare un solo responsabile SOS, individuandolo tra uno dei predetti professionisti e fermo restando che non viene meno la responsabilità individuale di ciascun professionista per l’adempimento degli obblighi di collaborazione attiva.

Il responsabile SOS assicura tempestività e completezza di riscontro nelle interlocuzioni con la UIF e le altre Autorità competenti, che si svolgono di norma in lingua italiana o comunque in lingua inglese. Assicura inoltre la propria presenza presso il destinatario in occasione dei controlli svolti ai sensi del decreto antiriciclaggio».

La Sezione II, della Parte Seconda delle istruzioni, prevede disposizioni relative alla «Procedura interna di segnalazione di operazioni sospette».

Detta procedura deve essere proporzionata alle dimensioni, alla natura e alla complessità dell’attività svolta, nonché alle capacità organizzative del soggetto obbligato.

Deve, inoltre, contenere i seguenti aspetti:

1. strumenti utilizzati per individuazione e valutazione delle anomalie;
2. compiti e responsabilità attribuiti ai soggetti coinvolti nell’iter segnaletico;
3. riservatezza dei soggetti coinvolti;
4. omogeneità dei comportamenti;
5. pronta ricostruibilità a posteriori delle motivazioni delle decisioni adottate.

È, poi, possibile prevedere che, per alcuni compiti di supporto alla SOS, i soggetti obbligati si avvalgano di soggetti esterni, salva la propria responsabilità per qualsiasi azione, commessa od omessa, relativa ai compiti esternalizzati, conservando traccia dei contenuti delle attività svolte.

Da ultimo, la Parte Terza delle istruzioni disciplina la registrazione al Portale Infostat-UIF, le modalità di segnalazione, nonché lo schema e il contenuto della segnalazione.