Il Ministero del Lavoro ha risposto (interpello n. 2 del 30 settembre 2026) ai quesiti posti dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro in merito alle modalità digitali di assolvimento degli obblighi di consegna e acquisizione della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro. È una risposta coerente con l’evoluzione normativa in materia di amministrazione digitale, ma soprattutto in un’ottica di gestione e archiviazione documentale sicura e più snella. Viene consentita, di fatto, la possibilità (non l’obbligo!) di poter sottoscrivere i documenti anche a distanza (si pensi alle imprese multilocalizzate) e di conservare in formato digitale, con risparmio in termini di costi e spazi, tutta la documentazione relativa all’intero rapporto di lavoro.
Nella risposta il Ministero ha evidenziato che non sussiste nessun ostacolo di principio alla digitalizzazione dei documenti, ma occorre preventivamente differenziare i documenti informativi da consegnare ovvero quelli che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte del lavoratore e i documenti che contengono una dichiarazione di scienza o di volontà. Tra i primi possiamo ricordare il prospetto di paga, l’informativa sulla previdenza complementare, la CU, il codice etico aziendale e le varie policy.
Per le altre tipologie si possono richiamare, tra gli altri, i contratti individuali di lavoro (inclusi periodo di prova, contratti part-time o a termine), patti di non concorrenza, patti di stabilità, modello TFR3, delega sindacale, dichiarazione per detrazione di imposta.
Quando, appunto, il lavoratore non è tenuto a dichiarare nulla, la consegna può avvenire tramite un’area riservata della piattaforma aziendale, accessibile esclusivamente al lavoratore interessato. Il Ministero richiama, sul punto, gli interpelli n. 1/2008 e n. 13/2012: la normativa non impone un supporto materiale specifico, quindi i principi validi per il prospetto paga si possono pacificamente estendere agli altri documenti.
Il processo deve garantire:
- identificazione dell’utente e sicurezza dell’accesso;
- possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
- integrità dei documenti;
- tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione.
Più documenti possono essere resi disponibili insieme, con un’unica conferma riepilogativa di presa visione, purché il sistema registri distintamente per ciascuno data e presa visione. La piattaforma può essere gestita dal datore, dal professionista o da un fornitore, ma la responsabilità dell’adempimento e della privacy resta del datore. Sono ammesse anche PEC e altri strumenti telematici che provino inequivocabilmente la consegna. Se la piattaforma è temporaneamente indisponibile i termini non slittano: serve un canale alternativo, con evidenza della consegna.
Per le dichiarazioni di scienza o di volontà il Ministero, correttamente, distingue il momento dell’identificazione elettronica di tale soggetto da quello della formazione e sottoscrizione.
SPID e CIE sono strumenti legittimi di identificazione per i privati (art. 64, comma 2-quinquies, CAD), ma non equivalgono a una firma elettronica che possa far assumere al documento digitale almeno efficacia, ex art. 2702, c.c., ovvero al pari di una scrittura privata. Serve, pertanto, una firma digitale, qualificata o avanzata (FEA), oppure un processo conforme all’art. 20, comma 1-bis, CAD, che garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca all’autore.
Il modello indicato come idoneo è la FEA: il lavoratore, identificato anche con SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo posto sotto il suo esclusivo controllo, quale un codice monouso ricevuto su un dispositivo di sua esclusiva disponibilità (art. 26, eIDAS; artt. 55-61, D.P.C.M. 22 febbraio 2013). Chi eroga la soluzione risponde di identificazione, informativa, conservazione delle evidenze e verificabilità dell’integrità. È da evidenziare come non sia ritenuta utilizzabile la CNS (Carta nazionale dei servizi) come modalità equivalente allo SPID e alla CIE, in assenza di una specifica diposizione normativa.
L’interpello, considerato il contesto attuale caratterizzato da un’evidente quanto rapida evoluzione tecnologica anche per gli utilizzatori non professionali (si pensi all’uso diffuso dello smartphone), dà finalmente certezza operativa in ordine all’efficacia probatoria degli strumenti utilizzati per la gestione documentale nel corso dell’intero rapporto di lavoro.
