Il Garante per la privacy, in risposta ad alcuni quesiti, con documento web n. 9080970 del 22 gennaio 2019, ha precisato il ruolo e le responsabilità dei consulenti del lavoro nel trattamento dei dati personali della clientela alla luce del nuovo Regolamento europeo, identificandoli come “responsabili del trattamento” quando trattano i dati dei dipendenti dei clienti in base all’incarico da questi ricevuto.
Il Regolamento (UE) 679/2016 conferma le definizioni di titolare e responsabile del trattamento, nelle quali il primo resta il soggetto che “determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” e il secondo colui che “tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”. Pertanto, i consulenti del lavoro sono “titolari” quando trattano, in piena autonomia e indipendenza, i dati dei propri dipendenti oppure dei propri clienti quando siano persone fisiche, come ad esempio i liberi professionisti, determinando puntualmente le finalità e i mezzi del trattamento. Sono, viceversa, “responsabili” quando trattano i dati dei dipendenti dei loro clienti sulla base dell’incarico ricevuto, che contiene anche le istruzioni sui trattamenti da effettuare. È il caso, ad esempio, dei consulenti che curano per conto di datori di lavoro la predisposizione delle buste paga, le pratiche relative all’assunzione e al fine rapporto, o quelle previdenziali e assistenziali, trattando una pluralità di dati personali, anche sensibili, dei lavoratori.
Il Garante ha chiarito, infine, che ai consulenti, pur in qualità di “responsabili” del trattamento, viene riconosciuto un apprezzabile margine di autonomia e correlativa responsabilità anche con riguardo all’individuazione e predisposizione di idonee misure di sicurezza, sia tecniche che organizzative, a tutela dei dati personali trattati.
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