Obblighi di tracciabilità “rafforzati” per le spese di rappresentanza
di Sandro Cerato - Direttore Scientifico del Centro Studi TributariLa deduzione delle spese di rappresentanza dal reddito d’impresa è subordinata al sostenimento con strumenti tracciati di pagamento, anche se la spesa è sostenuta all’estero. È quanto emerge dalle novità introdotte dal D.L. n. 84/2025, e confermate dalla legge di conversione, con cui sono stati attenuati e riordinati i nuovi obblighi di tracciabilità introdotti dalla Legge di bilancio 2025 per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto pubblico non di linea (anche se rimborsate a dipendenti, collaboratori e professionisti), nonché per le spese di rappresentanza. Si ricorda che l’obbligo di tracciabilità delle predette spese è condizione necessaria per ottenere la deduzione delle stesse dal reddito d’impresa.
Il principale intervento operato dal D.L. n. 84/2025 riguarda l’ambito territoriale per il quale operano gli obblighi di tracciabilità, poiché in origine le disposizioni introdotte con la Legge di bilancio 2025 non contenevano alcuna limitazione, comprendendo non solo quelle sostenute in Italia, ma anche quelle pagate in altri Paesi.
Sin da subito, i commentatori hanno osservato che richiedere l’obbligo di sostenimento delle spese in questione con strumenti di pagamento tracciabili anche nei Paesi esteri avrebbe introdotto un eccessivo onere in capo alle imprese. La limitazione, a opera del D.L. n. 84/2025, degli obblighi di tracciabilità alle “sole” spese sostenute in Italia ridimensionano almeno in parte gli obblighi in capo alle imprese, che comunque devono rispettare l’adempimento anche qualora procedano al rimborso di tali costi ai dipendenti, collaboratori o ai professionisti esterni che hanno sostenuto tali costi in occasione di trasferte e procedono al successivo riaddebito al datore di lavoro o al committente.
Su questo ultimo fronte, si segnala con favore la correzione dell’art. 95, TUIR, in cui è stato opportunamente soppresso il riferimento al reddito di lavoro autonomo, con la conseguenza che tale disposizione opera solamente per la deducibilità dei rimborsi spese ai dipendenti. In tal modo, anche i limiti massimi di deducibilità giornalieri, qualora il rimborso delle spese avvenga a piè di lista, opera solo con riferimento alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale da parte dei dipendenti, e non anche per i lavoratori autonomi.
A fronte della descritta soppressione, il Legislatore ha introdotto 2 nuovi commi nell’art. 109, TUIR, prevedendo, quale condizione per la deduzione, l’obbligo di pagamento con strumenti tracciati delle seguenti spese sostenute in Italia:
- vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante servizi pubblici non di linea, nonché dei rimborsi analitici delle medesime spese;
- vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante servizi pubblici non di linea, sostenute per incarichi commissionati a professionisti esterni, nonché il rimborso analitico delle stesse a favore degli stessi professionisti.
Le novità descritte, ivi compresa la limitazione territoriale alle spese sostenute in Italia, si applicano, per le imprese con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, già a partire dal 1° gennaio 2025, con conseguente “copertura” del periodo che va dal 1° gennaio alla data di entrata in vigore del D.L. n. 84/2025 (18 giugno 2025).
Come evidenziato in precedenza, nessuna modifica è intervenuta in relazione alle spese di rappresentanza, i cui obblighi di tracciabilità, quale condizione per la deduzione, riguardano indifferentemente sia quelle sostenute Italia, sia quelle in altri Paesi. Si pensi, ad esempio, alle spese di vitto (catering) sostenute da una società per una festa organizzata in occasione di una fiera all’estero. Tali spese, ai sensi del D.M. 19 novembre 2008, costituiscono spese di rappresentanza, e come tali deducibili solo se il pagamento è avvenuto con sistemi tracciabili, ed entro i limiti previsti dall’art. 108, comma 1, TUIR.
