L’obbligo di emettere e trasmettere una fattura elettronica nei confronti delle Amministrazioni Pubbliche introdotta dalla Legge finanziaria 2008 e la possibilità di estendere questa procedura anche tra privati, su base volontaria dal prossimo anno, ha portato le maggiori software house a proporre soluzioni e servizi diversificati, tra cui è difficile scegliere la proposta migliore.
La fattura elettronica è un file strutturato in formato XML che segue un flusso elettronico di emissione e trasmissione e che si chiude con la Conservazione Digitale per l’esibizione fiscale e tributaria nel tempo.
Innanzitutto è bene decidere se scegliere un servizio e delegare completamente l’attività ad un provider oppure se affidarsi ad un software per la fatturazione elettronica per gestire in proprio tutti i passaggi di emissione – trasmissione e conservazione digitale delle fatture.
Quale provider scegliere?
Se si sceglie di gestire la fatturazione elettronica in outsourcing è consigliabile valutare:
- Affidabilità del provider a livello nazionale
Il provider deve garantire un servizio continuativo nel tempo e fornire standard qualitativi, meglio se certificati, per la sicurezza dei documenti che gli vengono affidati.
- Delega totale
Tutto il processo di firma – trasmissione – gestione esiti e notifiche – conservazione, deve poter essere delegato al provider. Solo in questo modo si ha un risparmio assoluto in termini di tempo e attività.
- Completezza dell’offerta
Il servizio messo a disposizione deve essere accessibile facilmente e altrettanto semplice dovrà essere l’inserimento della fattura per mezzo di un’interfaccia guidata; non ci devono essere ostacoli al caricamento di una fattura prodotta da un gestionale per mezzo di un upload o di uno zip, anzi: meglio se è il proprio gestionale ad alimentare nativamente la piattaforma.
Verificare anche che sia sempre possibile consultare fatture e notifiche correlate e che la loro ricerca sia facile e veloce: in linea di massima il service/provider dovrebbe mettere a diposizione funzionalità di download per salvare in locale fatture e notifiche.
- Conservazione digitale integrata
E’ molto importante che il provider consenta la conservazione digitale a norma di legge delle fatture elettroniche
- Certificazioni
La certificazione ISO27001 per la Sicurezza della Gestione dei dati informatici e Accreditamento AgID garantiscono un elevato standard qualitativo dal punto di vista di erogazione del servizio, conservazione dei documenti e infrastruttura IT: chiedere al provider queste attestazioni è sicuramente consigliabile.
Un servizio configurabile in base alle proprie esigenze, pacchetti diversificati di offerta e un’assistenza sempre in linea con la normativa vigente, completano l’elenco dei requisiti da verificare con il fornitore.
- Assistenza e consulenza sempre in linea con la normativa vigente
- Offerta modulare e scalabile sulle proprie esigenze
Avere un servizio flessibile in base alle proprie necessità, magari perché la Business Key e la PEC già ce l’abbiamo, è un vantaggio non da poco.
Altro elemento importante da considerare è il numero di fatture elettroniche emesse: l’offerta deve coprire le esigenze anche di chi fa poche fatture in un anno. Fondamentale quindi è la modularità del prezzo e delle possibilità di acquisto.
Il “FAI DA TE” è percorribile?
Si può anche decidere di gestire in proprio le attività di fatturazione elettronica e conservazione digitale, acquistando software e hardware per gestire l’intero flusso.
I passaggi chiave in questo caso sono:
- generare la fattura elettronica secondo lo standard XML definito dalla normativa
- firmare la fattura con firma digitale qualificata utilizzando, ad esempio, la business key della Camera di Commercio e poi trasmettere il file tramite PEC aziendale
- gestire manualmente tutti i ritorni dallo SDI (Sistema di Interscambio), il postino virtuale delle fatture elettroniche definito dalla normativa
- conservare a norma affidandosi a soluzioni Saas che forniscono il servizio di archiviazione, oppure dotarsi di un software per la gestione documentale che abbia un modulo per la Conservazione Digitale a norma di legge
Le responsabilità dei processi non saranno quindi delegate ma svolte direttamente.
