L’Agenda è da sempre lo strumento fondamentale per la pianificazione delle attività all’interno di uno studio legale: ciò appare ovvio all’avvocato e ai suoi collaboratori il cui lavoro si snoda in una successione di operazioni e formalità da espletare in tempi ben precisi (pensiamo alla presentazione di determinati documenti o alla presenza alle udienze in Tribunale), ma non è nella logica dei gestionali classici per gli studi legali, in cui è quasi sempre l’Anagrafica a fare da asse portante.
I software EASYLEX ed EASYLEX Cloud di TeamSystem mettono invece l’Agenda al centro del sistema, con notevole valore aggiunto in termini di controllo ed efficienza.
Il collegamento con pratiche, contatti, documenti, risorse e l’attivazione di workflow e procedure, permette di svolgere e monitorare qualsiasi attività, proprio a partire dall’Agenda.
Facilitano il controllo:
__ Agenda personale, ma anche multipla o di studio
__ Alert grafici, contatori, colori per organizzare meglio il tempo tenendo conto di priorità e scadenze
__ Segnalazioni e allarmi anche via e-mail e sms
Incrementano l’efficienza:
__ Le attività inevase dei giorni precedenti sono sempre portate alla data di oggi, non occorre scorrere all’indietro l’agenda
__ Ogni attività può essere trasformata in prestazione, senza duplicazione di dati
__ Se l’attività prevede la redazione di un documento il modello è già pronto all’uso e richiamabile direttamente dall’agenda
__ Il “meeting manager” individua data e ora dell’incontro in base alle disponibilità in agenda dei partecipanti
__ Le attività sono consultabili e gestibili da smartphone e tablet per lavorare anche in mobilità
Inoltre, la stragrande maggioranza degli eventi in agenda sono operazioni che si trasformeranno in voci di fattura, quindi l’agenda ha anche un “valore” economico di cui EASYLEX tiene conto: a partire dalla quantificazione delle ore inserite in agenda e lavorate si possono infatti calcolare le prestazioni da portare in parcella.
Per approfondimenti Centro Studi Forense – Euroconference consiglia: http://www.teamsystem.com/Legal/easylex
